Novell GROUPWISE 8 - MONITOR Instruction Manual

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GroupWise 8 Administration Guide
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August 31, 2009
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4GroupWise 8 Administration Guide
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Contents 5
Contents
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About This Guide 35
Part I System 37
1 GroupWise System Administration 39
2 ConsoleOne Administration Tool 41
2.1 ConsoleOne on Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1.1 Installing ConsoleOne on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1.2 Configuring Your Windows Machine for ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.1.3 Starting ConsoleOne on Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2 ConsoleOne on Linux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.1 Installing ConsoleOne on Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.2 Starting ConsoleOne on Linux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.3 ConsoleOne in a Multiple-Platform Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.3.1 Using Windows ConsoleOne to Access Domains and Post Offices on Linux . . . . . . 43
2.3.2 Using Linux ConsoleOne to Access Domains and Post Offices on NetWare or
Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3 GroupWise View 47
3.1 eDirectory View vs. GroupWise View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3.2 GroupWise Object Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.3 Customizing the GroupWise View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.3.1 Changing the Column Display and Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
3.3.2 Changing the Column Widths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.4 Searching in the GroupWise View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.5 Performing Administrative Tasks from the GroupWise View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4 GroupWise System Operations 55
4.1 Select Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4.2 System Preferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2.1 Admin Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.2.2 Routing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
4.2.3 External Access Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
4.2.4 Nickname Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.2.5 Default Password. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.2.6 Admin Lockout Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.2.7 Archive Service Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.2.8 Linux Settings (Linux ConsoleOne Only). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.3 eDirectory User Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.4 Admin-Defined Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.5 Pending Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.6 Addressing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.7 Time Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.7.1 Modifying a Time Zone Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.7.2 Adding a Time Zone Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

6GroupWise 8 Administration Guide
novdocx (en) 22 June 2009
4.7.3 Deleting a Time Zone Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.8 External System Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.9 Software Directory Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.9.1 Creating a Software Distribution Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
4.9.2 Updating a Software Distribution Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
4.9.3 Deleting a Software Distribution Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.10 Restore Area Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
4.11 Internet Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
4.12 Trusted Applications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
4.12.1 Creating a Key for a Trusted Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
4.12.2 Editing a Trusted Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
4.12.3 Deleting a Trusted Application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
4.13 LDAP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
4.14 Global Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
5 GroupWise Utilities 79
5.1 Mailbox/Library Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.2 System Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5.3 Backup/Restore Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5.4 Recover Deleted Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5.5 Client Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5.6 Expired Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5.7 Email Address Lookup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.8 Synchronize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.9 User Move Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.10 Link Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.11 Document Properties Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.12 Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.13 New System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.14 Check eDirectory Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.15 Gateway Alias Migration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.16 GW / eDirectory Association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.16.1 Graft GroupWise Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.16.2 Invalid Associations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.16.3 Associate Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.16.4 Disassociate GroupWise Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.16.5 Convert External Entity to User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.16.6 Convert User to External Entity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.17 Standalone GroupWise Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.17.1 GroupWise Check Utility (GWCheck) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.17.2 GroupWise Target Service Agent for File Systems (TSAFSGW) . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.17.3 GroupWise Backup Time Stamp Utility (GWTMSTMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.17.4 GroupWise Database Copy Utility (DBCOPY). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
5.17.5 GroupWise Generate CSR Utility (GWCSRGEN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
6 GroupWise Address Book 91
6.1 Customizing Address Book Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
6.1.1 Adding eDirectory Fields to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
6.1.2 Adding LDAP Fields to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
6.1.3 Changing the Default Sort Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
6.1.4 Changing the Default Field Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
6.1.5 Removing Fields from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
6.1.6 Preventing the User Description Field from Displaying in the Address Book . . . . . . 96

Contents 7
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6.2 Controlling Object Visibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
6.3 Updating Address Book Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
6.3.1 Synchronizing Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
6.3.2 Rebuilding the Post Office Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
6.4 Controlling Users’ Frequent Contacts Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
6.5 Controlling Address Book Synchronization for Remote Client Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
6.6 Publishing E-Mail Addresses to eDirectory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
6.7 Enabling Wildcard Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
6.7.1 Setting Wildcard Addressing Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
6.7.2 Wildcard Addressing Syntax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
6.8 Adding External Users to the GroupWise Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
6.8.1 Creating a Non-GroupWise Domain to Represent the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.8.2 Linking to the Non-GroupWise Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.8.3 Creating a Non-GroupWise Post Office to Represent an Internet Host. . . . . . . . . . 106
6.8.4 Creating External Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
6.9 Facilitating Addressing through GroupWise Gateways . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.9.1 Creating an Addressing Rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.9.2 Enabling an Addressing Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
7 Multilingual GroupWise Systems 111
7.1 Client Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7.2 Administration and Agent Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
7.3 International Character Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.4 MIME Encoding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.5 Multi-Language Workstations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Part II Domains 117
8 Creating a New Domain 119
8.1 Understanding the Purpose of Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
8.2 Planning a New Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
8.2.1 Determining When to Add a New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
8.2.2 Deciding Who Will Administer the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
8.2.3 Planning Post Offices in the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
8.2.4 Determining the Context for the Domain Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
8.2.5 Choosing the Domain Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
8.2.6 Deciding Where to Create the Domain Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
8.2.7 Deciding Where to Install the Agent Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
8.2.8 Deciding How to Link the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
8.2.9 Selecting the Domain Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
8.2.10 Selecting the Domain Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
8.3 Setting Up the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
8.3.1 Creating the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
8.3.2 Configuring the MTA for the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
8.3.3 Installing and Starting the New MTA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
8.4 What’s Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
8.5 Domain Worksheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
9 Managing Domains 135
9.1 Connecting to a Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
9.2 Editing Domain Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
9.3 Converting a Secondary Domain to a Primary Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

8GroupWise 8 Administration Guide
novdocx (en) 22 June 2009
9.4 Moving a Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
9.5 Deleting a Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
9.6 Changing MTA Configuration to Meet Domain Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
10 Managing the Links between Domains and Post Offices 145
10.1 Understanding Link Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
10.1.1 Domain-to-Domain Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
10.1.2 Domain-to-Post Office Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
10.1.3 Link Protocols for Direct Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
10.2 Using the Link Configuration Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
10.2.1 Starting the Link Configuration Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
10.2.2 Editing a Domain Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
10.2.3 Editing Multiple Domain Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
10.2.4 Editing a Post Office Link. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
10.2.5 Viewing the Path of an Indirect Link between Domains. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
10.2.6 Viewing the Indirect Links Passing through a Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
10.2.7 Viewing the Gateway Links Passing through a Gateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
10.2.8 Saving and Synchronizing Link Configuration Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
10.3 Interpreting Link Symbols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
10.3.1 Link Type Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
10.3.2 Link Status Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
10.4 Modifying Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Part III Post Offices 161
11 Creating a New Post Office 163
11.1 Understanding the Purpose of Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
11.2 Planning a New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
11.2.1 Determining When to Add a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
11.2.2 Selecting the Domain That the Post Office Will Belong To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
11.2.3 Determining the Context for the Post Office Object. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
11.2.4 Choosing the Post Office Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
11.2.5 Deciding Where to Create the Post Office Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
11.2.6 Deciding Where to Install the Agent Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
11.2.7 Deciding How to Link the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
11.2.8 Selecting the Post Office Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
11.2.9 Selecting the Post Office Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
11.2.10 Selecting a Software Distribution Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
11.2.11 Selecting a Post Office Security Level. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
11.2.12 Deciding if You Want to Create a Library for the New Post Office . . . . . . . . . . . . . 174
11.3 Setting Up the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
11.3.1 Creating the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
11.3.2 Configuring the POA for the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
11.3.3 Installing and Starting the New POA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
11.3.4 Setting Up User Access to the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
11.4 What’s Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
11.5 Post Office Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
12 Managing Post Offices 183
12.1 Connecting to the Domain That Owns a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
12.2 Editing Post Office Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
12.3 Managing Disk Space Usage in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Contents 9
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12.3.1 Understanding Disk Space Usage and Mailbox Size Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
12.3.2 Preparing to Implement Disk Space Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
12.3.3 Setting Mailbox Size Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
12.3.4 Enforcing Mailbox Size Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
12.3.5 Restricting the Size of Messages That Users Can Send. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
12.3.6 Preventing the Post Office from Running Out of Disk Space . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
12.3.7 An Alternative to Disk Space Management in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
12.3.8 Forcing Caching Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
12.4 Auditing Mailbox License Usage in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
12.5 Viewing Current Client Usage in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
12.6 Tracking and Restricting Client Access to the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
12.7 Refreshing the Client View Files in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
12.8 Disabling a Post Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
12.9 Moving a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
12.10 Deleting a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
12.11 Changing POA Configuration to Meet Post Office Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Part IV Users 211
13 Creating GroupWise Accounts 213
13.1 Establishing a Default Password for All New GroupWise Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
13.2 Creating GroupWise Accounts for eDirectory Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
13.2.1 Creating a Single GroupWise Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
13.2.2 Creating Multiple GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
13.2.3 Using a Template to Create GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
13.2.4 Creating GroupWise Accounts by Importing Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
13.3 Creating GroupWise Accounts for Non-eDirectory Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
13.4 Educating Your New Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
13.4.1 Windows Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
13.4.2 Linux/Mac Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
13.4.3 WebAccess Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
14 Managing GroupWise Accounts and Users 227
14.1 Adding a User to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
14.2 Allowing Users to Modify Distribution Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
14.3 Adding a Global Signature to Users’ Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
14.3.1 Creating Global Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
14.3.2 Selecting a Default Global Signature for All Outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . 230
14.3.3 Assigning Global Signatures to Internet Agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
14.3.4 Assigning Global Signatures to Windows Client Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
14.3.5 Excluding Global Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
14.4 Moving GroupWise Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
14.4.1 Live Move vs. File Transfer Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
14.4.2 Moves Between GroupWise 6.xor Later Post Offices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
14.4.3 Moves Between GroupWise 6.xor Later and GroupWise 5.xPost Offices . . . . . . . 233
14.4.4 Preparing for a User Move. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
14.4.5 Moving a GroupWise Account to Another Post Office in the Same eDirectory Tree 235
14.4.6 Moving a GroupWise Account to Another Post Office in a Different eDirectory
Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
14.4.7 Monitoring User Move Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
14.5 Renaming Users and Their GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
14.6 Managing Mailbox Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
14.6.1 Creating or Changing a Mailbox Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

10 GroupWise 8 Administration Guide
novdocx (en) 22 June 2009
14.6.2 Removing a Mailbox Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
14.6.3 Bypassing the GroupWise Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
14.7 Managing E-Mail Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
14.7.1 Ensuring Unique E-Mail Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
14.7.2 Changing a User’s Internet Addressing Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
14.7.3 Changing a User’s Visibility in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
14.7.4 Creating a Nickname for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
14.8 Checking GroupWise Account Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
14.9 Disabling and Enabling GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
14.10 Removing GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
14.10.1 Deleting a GroupWise Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
14.10.2 Expiring a GroupWise Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
14.10.3 Managing Expired or Expiring GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Part V Resources 259
15 Creating Resources 261
15.1 Understanding Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
15.1.1 Resource Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
15.1.2 Resource Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
15.1.3 Resource Mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
15.1.4 Resource Owners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
15.2 Planning Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
15.3 Creating a New Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
16 Managing Resources 265
16.1 Changing a Resource’s Owner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
16.2 Adding a Resource to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
16.3 Moving a Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
16.4 Renaming a Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
16.5 Deleting a Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
16.6 Managing E-Mail Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
16.6.1 Changing a Resource’s Internet Addressing Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
16.6.2 Changing a Resource’s Visibility in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
16.6.3 Creating a Nickname for a Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Part VI Distribution Lists, Groups, and Organizational Roles 275
17 Understanding Distribution Lists, Groups, and Organizational Roles 277
17.1 Public vs. Personal Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
17.2 Distribution Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
17.3 eDirectory Groups and Organizational Roles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
18 Creating and Managing Distribution Lists 279
18.1 Creating a New Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
18.2 Adding Members to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
18.3 Removing Members from a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
18.4 Moving a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
18.5 Renaming a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284