Hefter Systemform OL 420 User manual

Automatischer Brieföffner
Automatic letter opener
Ouvre-lettres automatique
Abridor de sobres
OL 420
Bedienungsanleitung
Operating manual
Manuel d’utilisation
Manual de instrucciones
V. 1.01
V 1.02

1

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Einführung
Allgemeines..................................................................................................3
Verwendung.................................................................................................3
Sicherheitshinweise......................................................................................3
Allgemeine Information.................................................................................4
Auspacken / Aufbewahrung .........................................................................4
Allgemeine Informationen zur Bedienung
Einrichten Ihres Brieföffners.........................................................................5
Vorbereiten der Eingangspost......................................................................5
Arbeiten mit Ihrem Brieföffner
Zuführen der Kuverts....................................................................................6
Start / Stopp .................................................................................................6
Beheben von Störungen/Wartung
Maschine startet nicht ..................................................................................7
Abdeckung Öffnerstation..............................................................................7
Beheben eines Kuvertstaus .........................................................................8
Transportriemen...........................................................................................8
Reinigen der Transportriemen......................................................................8
Ungleichmäßig oder nur teilweise geöffnete Kuverts ...................................8
Reparaturen .................................................................................................9
Produktinformation
Technische Daten ........................................................................................9
EG Konformitätserklärung............................................................................9

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Allgemeines
Der Brieföffner OL 420 ist eine Maschine, die für den Bürobereich konstruiert ist.
Verwendung
¾Der Brieföffner OL 420 ist eine Maschine, die nur zum Öffnen von Kuverts bestimmt ist.
¾Eine andere Nutzung gilt als nicht bestimmungsgemäß. Für hieraus resultierende
Schäden haftet der Hersteller / Lieferant nicht.
¾Zur bestimmungsgemäßen Verwendung gehört auch das Beachten der
Bedienungsanleitung und die Einhaltung der Pflegeanweisungen.
¾Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten sind ausschließlich durch Fachpersonal des
Herstellers oder seines Bevollmächtigen durchzuführen.
¾Der Brieföffner OL 420 ist ein Tischgerät und kann daher auf einem vorhandenen Tisch
oder Unterschrank mit ebener, rutschfester, kratzfester Standfläche aufgestellt werden.
Besondere Anforderungen zur Gewährleistung der Standsicherheit während der Arbeit
bestehen nicht.
¾Das Gerät ist nicht für Dauerbetrieb geeignet (max. 40 Minuten am Stück).
¾Die Netzspannung muss mit der Angabe auf dem Typenschild übereinstimmen!
Sicherheitshinweise:
a. Maschine nur in technisch einwandfreiem Zustand sowie bestimmungsgemäß,
sicherheits- und gefahrenbewusst unter Beachtung der Betriebsanleitung benutzen.
b. Die Betriebsanleitung ständig am Einsatzort der Maschinen griffbereit aufbewahren.
c. Für Personen- und Sachschäden, die durch unsachgemäße Handhabung der Maschine
entstehen, übernimmt der Hersteller keine Haftung.
d. Verwenden Sie nur das mitgelieferte oder ein von HEFTER Systemform freigegebenes
Netzkabel. Achten Sie darauf, dass das Anschlusskabel nicht beschädigt ist.
e. Bei eigenmächtigen Umbauten oder Veränderungen der Maschine übernimmt der
Hersteller keine Haftung und die Gewährleistung erlischt sofort.
Für Ihre eigene Sicherheit
a. Während des Betriebs nicht in den Wirkbereich der Maschine greifen.
⇒Verletzungsgefahr
b. Lange Haare, Kleidungsstücke wie z.B. Krawatten und Schmückstücken können von den
rotierenden Rollen (Bändern oder Reimen) erfasst werden. Das Bedienen der Maschine
unter diesen Voraussetzungen ist unsachgemäß.
c. Schließen Sie den Brieföffner OL 420 nur an eine geerdete Schutzkontaktsteckdose an.
d. Vor jeden Eingriff in den Wirkbereich der Maschine Gerät ausschalten und Netzstecker
ziehen.
e. Keine dünnen Gegenstände in Öffnungen des Geräts stecken ⇒Stromschlaggefahr.
f. Schalten Sie den Brieföffner OL 420 aus und ziehen Sie immer den Netzstecker, bevor
Sie das Gerät reinigen oder an einen anderen Platz stellen.
g. Lassen Sie Wartungs- und Reparaturarbeiten nur von HEFTER Systemform durchführen,
oder von Fachpersonal, das von HEFTER Systemform dazu autorisiert ist. Andernfalls
erlischt der Gewährleistungsanspruch.
h. Das Gerät ist vor Spritzwasser zu Schützen.
Achten Sie darauf, dass keine Flüssigkeiten in das Geräteinnere gelangen.
Gewährleistung und evtl. Rücktransport
¾Bitte senden Sie uns das Gerät nur in der Originalverpackung frachtfrei zu. Unfreie
Sendungen können nicht angenommen werden (siehe auch Gewährleistungskarte).

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OL 420 Brieföffner
Bedienungsanleitung
Bitte lesen Sie diese Bedienungsanleitung durch, damit Sie
effektiv und sicher mit Ihrem Brieföffner arbeiten können!
Sollten Sie nach dem Lesen dieser Anleitung noch Fragen haben,
kontaktieren Sie bitte Ihren Händler, bei dem Sie diesen Brieföffner
gekauft haben.
Auspacken/Aufbewahrung
Wir empfehlen, die komplette Verpackung des Brieföffners aufzubewahren. Sollte Ihr
Brieföffner einmal zur Wartung/Reparatur eingeschickt werden müssen, wird diese
Verpackung zum Transport benötigt, um eventuelle Transportschäden zu vermeiden.
Achtung! Das Gehäuse des Brieföffners sollte nur von geschulten Technikern
geöffnet werden, um mögliche Schäden an dem Gerät zu vermeiden.
Kuvert-
ablage
Ein- /
Ausschalter Kuvert-
auflagetisch
Schnittgut-
ablage
Schnittbreiten-
einstellung
Obere
Abdeckung
Transport-
riemen
Die Stromanschluss-
Buchse ist auf der
Unterseite des OL 420

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Allgemeine Informationen zur Bedienung
Einrichten Ihres Brieföffners
Stellen Sie den Brieföffner OL 420 auf eine für den Bediener günstige,
höhenangepasste, Arbeitsfläche. Sinnvoll wäre ein höhenverstellbarer Tisch.
Fixieren Sie die Kuvertablage hinten am Brieföffner. Schließen Sie das Gerät an.
Vorbereitung der Eingangspost
Je besser Ihre Eingangspost vorbereitet ist, desto reibungsloser läuft die Verarbeitung.
Sie können gleichzeitig verschiedene Briefgrößen öffnen, besser ist aber die Eingangs-
post vorab zu sortieren (u.a. nach Vertraulichkeit, Art, Größe, Dicke).
Für eine reibungslose Verarbeitung, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Entfernen Sie sämtliche Fremdkörper wie, Büroklammern, Gummibänder
oder Heftklammern
Fremdkörper können die Schneidmesser oder Transportriemen
beschädigen und damit Ihren Garantieanspruch außer Kraft setzen.
Sortieren Sie Ihre Eingangspost (nach o.g. Kriterien)
Klopfen Sie alle Umschläge mit der Längsseite auf der Tischplatte
leicht an, um den Briefinhalt von der zu öffnenden Kante etwas zu
entfernen. Damit können Sie unerwünschtes Aufschneiden des
Briefinhaltes verhindern.
Tipp: Briefe mit großen Büroklammern können unter Umständen das
Messer beschädigen. Deshalb empfehlen wir, Briefe generell auf der
gegenüberliegenden Seite zu öffnen!
Nun ordnen Sie die Kuverts so
an, dass alle zu öffnenden
Kanten gleichmäßig gestapelt
sind und legen Sie sie so auf
den Zuführtisch.

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Arbeiten mit dem Brieföffner
Legen Sie Ihre Post so auf die Zuführung, dass alle Kuverts gegen die hintere
Führungsplatte anliegen.
Stellen Sie sicher, dass die Kuverts auf den Transportriemen liegen.
Stellen Sie die gewünschte Schnittbreite, durch Drehen der
Schnittbreiteneinstellung, ein (von 0,5 bis 4 mm)
Nun ist Ihr Brieföffner bereit!
Start/Stopp
Prüfen Sie zuerst, ob das Gerät angesteckt ist:
Netzkabel in der Buchse am Gerät, Netzstecker in der Steckdose.
Schalten Sie den Brieföffner an (“I”).
Das Gerät läuft jetzt und Ihre Eingangspost wird nun eingezogen, geöffnet und
abgelegt.
Achten Sie während dem Arbeiten mit dem Brieföffner darauf, dass Ihre Finger,
Schmuck und langes Haar nicht mit den Transportriemen in Berührung kommen.
Schalten Sie das Gerät aus, wenn Sie nicht damit arbeiten.
Hintere
Führungsplatte
Kuvert-
ablage
Schnittbreiten-
einstellung
AN/AUS
Schalter
Stromanschluss/
Buchse

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Beheben von Störungen/Wartung
Maschine startet nicht
Wenn Ihr Brieföffner OL420 nicht startet, sollten Sie folgende Punkte überprüfen.
Gerät angesteckt:
oNetzstecker in Steckdose?
oKabel in Buchse unten am Brieföffner?
Gerät eingeschaltet
oEinschalter auf I ?
Obere Abdeckung
oObere Abdeckung richtig geschlossen und fixiert?
Transportriemen
oSind die Transportriemen auf den Rollen?
Abdeckung der Öffnerstation
1. Zuerst schalten Sie das Gerät aus und entfernen alle Briefe vom Brieföffner.
2. Überprüfen Sie den festen Sitz der Abdeckung. Der OL420 ist mit einem
Sicherheitsschalter ausgestattet um sicherzustellen, dass die Maschine bei loser
oder fehlender Abdeckung nicht arbeitet.
3. Schalten Sie das Gerät wieder an.
Abdeckung Öffnerstation
(kann nach oben
weggeklappt werden, d.h.
vorne anheben und nach
oben klappen)
«

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Beheben von Störungen/Wartung (Fortsetzung)
Beheben eines Kuvertstaus
Um einem Kuvertstau zu beheben verfahren Sie bitte wie folgt:
1. Schalten Sie das Gerät aus und ziehen Sie den Netzstecker.
2. Öffnen Sie die obere Abdeckung (siehe Abdeckung der Öffnerstation Seite 6)
3. Ziehen Sie die gestauten Kuverts durch die Öffnerstation in Richtung Auslauf.
4. Schließen Sie die obere Abdeckung wieder vorsichtig.
5. Stecken Sie das Kabel wieder ein.
Kuvertstaus passieren normalerweise nur wenn gemischt große Kuverts verarbeitet
werden. Sollte das Gerät häufiger Kuvertstaus haben, sollten Sie alle Kuverts nach
Größe und Dicke vorsortieren und diese je extra durch den Brieföffner laufen lassen.
ANMERKUNG: Die Abdeckung der Öffnerstation ist mit einem Sicherheitsschalter
verbunden. Der Brieföffner läuft nicht, wenn die Abdeckung nicht wieder fest und sicher
am Gerät verschlossen sitzt.
Transportriemen
Wenn Sie hören, dass der Motor im Gerät läuft, aber die Transportriemen sich nicht
bewegen, sind wahrscheinlich die Transportriemen gerissen oder herunter. Bitte
kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Händler vor Ort zur Überprüfung bzw. Reparatur.
Reinigen der Transportriemen
Während des normalen Gebrauchs sammelt sich an den Transportriemen Schmutz
und Staub an. Es wird empfohlen, die Riemen regelmäßig zu reinigen, um mit Ihrem
Brieföffner weiterhin effektiv und korrekt arbeiten zu können.
Ungleichmäßig oder nur teilweise geöffnete Kuverts
Einige Punkte können dazu führen, dass Ihre Kuverts nicht richtig geöffnet werden.
Meistens passiert dies bei unsachgemäßem Gebrauch oder wenn die Transportriemen
verschmutzt sind.
Evtl. ist die Schnittbreite zu klein eingestellt. Vergrößern Sie die Schnittbreite, durch
Drehen der Schnittbreiteneinstellung (von 0,5 bis 4 mm).
Sollten Ihre Kuverts trotz aller Maßnahmen nicht richtig geöffnet werden, könnte
möglicherweise das Schneidemesser beschädigt oder nicht richtig eingestellt sein.
Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Händler vor Ort zur Überprüfung bzw.
Reparatur.

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Reparaturen
Sollte Ihr Brieföffner weiteren Service oder eine Reparatur benötigen,
kontaktieren Sie bitte Ihren Händler vor Ort. Reparaturen dürfen generell nur von
einem geschulten Techniker durchgeführt werden.
Der Brieföffner sollte nur von einem geschulten Techniker geöffnet
werden!
Produktinformation
Technische Daten:
Maximale Geschwindigkeit: ..................bis zu 420 Öffnungen/Minute
Maximale Briefstärke: ...........................10 mm
Abmessungen (H/B/T):..........................84,5 x 29 x 21,5 cm
Nettogewicht des Öffners:
Versandgewicht: ...................................13kg
Spannung: ............................................230V - 50Hz
EG-Konformitätserklärung
Der Hersteller bescheinigt, dass die Geräte der OL 420 Serie den geforderten
Anforderungen und Richtlinien entsprechen.
Die Fabrikate werden in einer typischen Konfiguration getestet.

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Vertrieb Zentralwerkstatt
HEFTER Systemform GmbH HEFTER Systemform GmbH
Am Mühlbach 6 Am Mühlbach 6
D – 83209 Prien D – 83209 Prien
+49(0) 8051 / 686 201 +49(0) 8051 / 686 2041
Fax [phone] / 686 211 Fax [phone] / 686 211
[email protected] [email protected]
www.hefter-systemform.com www.hefter-systemform.com

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Automatic letter opener
OL 420
Operating manual

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Introduction
General information......................................................................................3
User information...........................................................................................3
Safety instructions........................................................................................3
General information......................................................................................4
Unpacking / Storing......................................................................................4
General information to the operation
Preparing your letter opener.........................................................................5
Preparing your incoming mail.......................................................................5
Working with the letter opener
Feeding the envelopes.................................................................................6
Start / Stop...................................................................................................6
Trouble shooting
Machine doesn’t start...................................................................................7
Cover of opening station ..............................................................................7
Envelope jam................................................................................................8
Transport belts .............................................................................................8
Cleaning the transport belts .........................................................................8
Insufficient envelope opening.......................................................................8
Repairs.........................................................................................................9
Product information
Technical data..............................................................................................9
CE certificate................................................................................................9

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General information
The letter opener OL 420 is a machine constructed for the office environment.
User information
¾The letter opener OL 420 is a machine only destined for opening envelopes.
¾Any other use is not according to its specifications. The manufacturer/supplier is not
liable for any damage resulting of such un-allowed handling.
¾Use according to its specifications also includes the consideration of the operating
manual and the compliance with the maintenance instructions.
¾Any service, repair and maintenance must only be performed by skilled personnel of the
manufacturer or by authorized persons.
¾The letter opener Ol 420 is a table top machine and can, therefore, be placed onto an
existing table or a cabinet with a plane, scratch resistant and antislip surface. There do
not exist any special requirements with regard to the warranty of the stability during
operation.
¾Rated Operating Time max. 40 minutes.
¾The mains voltage must correspond to the indication on the type plate and the power.
Safety instructions
a. The machine must be used only in a technical good condition as well as in accordance
with the regulations, also considering the safety and risk according to the operating
instructions.
b. The operating instructions must be stored close to the machine and ready to hand.
c. The manufacturer cannot be held liable for any personal injury or material damage
occurred due to inadequate handling of the machine.
d. Do only use the power cord supplied or released by HEFTER Systemform. Take care
that the connexion cable is not damaged.
e. In case of unauthorized reconstruction or changes of the machine the manufacturer
does not undertake any liability.
For your own safety
a. Do not grip into the machine during the operation => Risk of injury!
b. Long hair, clothes such as ties and jewellery can be grasped by the rotary wheels. Use
of the machine under these circumstances is inadequate.
c. Connect the letter opener only to a plug with grounded contact.
d. Before any grip into the machine it must first be switched of and the power cord must be
disconnected.
e. Do not put any small/thin objects into the machine ⇒Risk of electrocute!
f. Before you clean the OL 420 letter opener or remove it do not forget to disconnect the
power cord.
g. Have the maintenance and repair works only done by a HEFTER Systemform Service
Technician or by skilled personnel, authorized by HEFTER Systemform. In case of non
compliance the warranty claim will stop.
h. The machine must be protected against splash water.
Take care that no liquids get into the machine.
Warranty and return for repair
¾Please return the machine for a possible repair only in its original packing and freight
prepaid. Any packages freight unpaid cannot be accepted (please refer to the attached
warranty sheet).

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OL 420 letter opener
Operating manual
Please read this operating manual carefully to ensure an
effective and secure handling with your letter opener!
If there are still any questions after having read this manual, please
contact your supplier where you have bought this letter opener.
Unpacking/Storing
We recommend to keep the complete packing of the letter opener. Should it become
necessary to send it to the manufacturer for maintenance or repair this packing will be
needed for the transport to avoid any possible transport damage.
Caution! The housing of the letter opener must only be opened by a skilled
technician in order to avoid any possible damage on it.
Receiving
tray
On/Off Envelope
guide
Room for
waste
Adjustment of
cutting width
Top cover
Transport belts
The connection for the
power supply is positioned
underneath the OL 420

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General information to the operation
Preparing your letter opener
Place the letter opener OL 420 on a table suitable for the operator. A table with variable
height would be perfect.
Fix the envelope receiving tray at the rear of the letter opener. Connect the machine to
the power supply system.
Preparing your incoming mail
The better you prepare your incoming mail the more efficient and trouble free the
processing will be.
Your letter opener can open various envelope sizes in one process; but it is better to
sort it out at first (e.g. depending on its size, quality, kind of envelope or its privacy).
Please follow these steps for a smooth and trouble free processing:
Remove any foreign objects such as paper clips, staples or rubber bands
Foreign objects can damage the blades or transport belts and would
suspend your warranty claim.
Assort your incoming mail (see above criteria)
Prepare your envelopes before feeding. For best result turn the
envelope flaps and tap the envelopes so that the content will be
removed from the edge to be opened. This will avoid unwanted
damage of the envelope content.
Tip: Letters with big paper clips might damage the blade. Therefore, we
generally recommend to open the envelopes at the opposite side!
Arrange the envelopes so that
all edges to be opened are piled
evenly and place them on the
envelope guide like this

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Working with the letter opener
Place your mail onto the guiding place so that all envelopes are positioned
against the rear guidance.
Make sure that the envelopes are on the transport belts.
Adjust the cutting width by turning the adjusting wheel (from 0,5 up to 4 mm)
Now your letter opener is ready for use!
Start/Stop
First check if the machine is connected.
The power supply must be plugged to the inlet of the letter opener, the plug of the
power cord in the wall socket.
ON n
Switch on the letter opener (“I”).
Now the machine runs and your incoming mail will be fed, opened and stacked.
Make sure that during operation with the letter opener that your fingers, jewellery and
long hair doesn’t touch the transport belts.
Switch the machine off when you don’t work with it.
Rear guiding
plate
Envelope
receiving tray
Adjustment of
cutting width
ON/OFF
switch
Electrical connection
/ socket

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Trouble shooting/maintenance
Machine does not start
If your letter opener OL 420 doesn’t start you should check the following:
Machine plugged:
oPower supply in the wall socket?
oCable in the inlet at the bottom the letter opener?
Machine switched on:
oSwitch on „I“ ?
Top cover:
oTop cover closed and fixed correctly?
Transport belts:
oAre the transport belts on the spools?
Track cover
1. First switch the machine off and remove any envelopes.
2. Check the fitting of the cover. The OL 420 is equipped with a safety switch to
make sure that the machine doesn’t work if the cover is missing or not fixed.
3. Switch it on again.
Track cover (can be swinged
open, i.e. lift it at the front)
«