PCS Digital Suite 64 Hard Drive User manual

Suite64
Integrated
Communications
Exchange
Hard Drive User Guide
PCSdigital
Advanced Features
CompetitivePricing
Proven Performance
PCSDigital:You CanHearUsNow!

Theinformationcontainedinthisdocumentisproprietaryandissubjecttoallrelevant
copyright,patentandotherlawsprotectingintellectualproperty,aswellasanyspecific
agreementprotectingPCSdigital,LLC.(hereinreferredtoasthe“Manufacturer”)rightsinthe
aforesaidinformation.Neitherthisdocumentnortheinformationcontainedhereinmaybe
published,reproducedordisclosedtothirdparties,inwholeorinpart,withouttheexpress,
prior,writtenpermissionoftheManufacturer.Inaddition,anyuseofthisdocumentorthe
informationcontainedhereinforanypurposesotherthanthoseforwhichitwasdisclosedis
strictlyforbidden.
TheManufacturerreservestheright,withoutpriornoticeorliability,tomakechangesin
equipmentdesignorspecifications.
InformationsuppliedbytheManufacturerisbelievedtobeaccurateandreliable.However,no
responsibilityisassumedbytheManufacturerfortheusethereofnorfortherightsofthird
partieswhichmaybeaffectedinanywaybytheusethereof.
Anyrepresentation(s)inthisdocumentconcerningperformanceoftheManufacturerʹs
product(s)areforinformationalpurposesonlyandarenotwarrantiesoffutureperformance
eitherexpressorimplied.TheManufacturerʹsstandardlimitedwarranty,statedinitssales
contractororderconfirmationform,istheonlywarrantyofferedbytheManufacturerin
relationthereto.
Thisdocumentmaycontainflaws,omissionsortypesettingerrors;nowarrantyisgrantednor
liabilityassumedinrelationtheretounlessspecificallyundertakenintheManufacturerʹssales
contractororderconfirmation.Informationcontainedhereinisperiodicallyupdatedand
changeswillbeincorporatedintosubsequenteditions.Ifyouhaveencounteredanerror,please
notifytheManufacturer.Allspecificationsaresubjecttochangewithoutpriornotice.
©CopyrightbyPCSdigital,LLC.,2004.
Allrightsreservedworldwide.

Suite 64 Voice Mailbox User Guide v

TC
Chapter 1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-1
1.1AboutSuite64HDVoicemail ...............................................1‐1
1.2LearningtheSystem .......................................................1‐3
1.3HowtoUsethisGuide .....................................................1‐4
1.4AboutthisManual ........................................................1‐4
1.5DocumentConventions....................................................1‐5
Chapter 2 Getting Started. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-1
2.1SettingUpYourMailbox...................................................2‐1
2.2AccessingYourMailbox....................................................2‐2
2.3BroadcastMessages .......................................................2‐2
2.4ErasedMessageNotices....................................................2‐2
2.5ConfirmationNotices ......................................................2‐3
2.6DisconnectingfromtheSystem .............................................2‐3
Chapter 3 Basic Operations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-1
3.1ListeningToYourMessages ................................................3‐1
3.2PlaybackControls .........................................................3‐3
3.3OptionswhileListening....................................................3‐3
3.4ChangingYourPersonalGreeting..........................................3‐11
Chapter 4 Additional Operations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-1
4.1ListeningToYourGreeting.................................................4‐1
4.2ErasingYourGreeting .....................................................4‐1
4.3RecordingYourName.....................................................4‐2
4.4TemporaryGreeting .......................................................4‐2
4.5RecordingATemporaryGreeting ...........................................4‐3
4.6ListenToYourTemporaryGreeting..........................................4‐3
4.7EraseYourTemporaryGreeting .............................................4‐4
4.8PersonalAccessCode ......................................................4‐4
4.9SecretaryMailboxAccessCode .............................................4‐5
4.10GuestMailboxes .........................................................4‐6
4.11GroupDistributionLists..................................................4‐7
4.12OutdialOperations ......................................................4‐10
4.13OutdialAdministration..................................................4‐14
4.14CheckingMessageDelivery ..............................................4‐19
Chapter 5 Expert Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-1
5.1AutoListen/Skip ..........................................................5‐1
5.2AutoScanEnvelopeInformation ............................................5‐3
5.3MassAutoDelete .........................................................5‐3
Contents

Record of Revisions
Revision Date of Issue Supercedes Major Changes - Brief Description
Initial Release June 1, 2005 N/A

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 1-1
Introduction
1
1Introduction
Suite64HDVoicemailisacompact,high‐performancevoiceprocessingsystemthat
connectstoabusinessphonesystem.Itoffersbusinessestheabilitytoexchange
informationthroughthetelephonewithoutrequiringsimultaneousparticipation
bythecallerandthereceiver.Thesystemconvertshumanspeechtodigital
signals,storesthemonadisk,andconvertsthedigitalsignalsonthediskbackto
humanspeechasrequired.
Systemuserscansendvoicemessagestootherusers.Sincealmosthalfofall
phonetransactionsneedonlyone‐waycommunications,thevoicemailfunction
streamlinesbusinesscommunication.
Whenyouarenotavailableorpreparedtoreceivecalls,youmayforwardcallsto
thesystem.Thesystemanswersthephone,takesmessages,andstoresthe
messagesforretrievalatanytime,andfromanyplace.
ThebasicSuite64systemincludestheabilityto:
•Sendmessagesintelephoneansweringandvoicemailmode.
•Sendcopiesofmessages.
•Sendmessagestomultipledestinationsandgroupdistributionlist.
•Obtainasummarycountofmessageswaitingforreview.
•Erase,reply,save,orskipamessage.
• Receiveenvelopeinformationindicatingthedate,time,andsender.
•Changerecordedname,personalgreeting,andaccesscode.
1.1 About Suite 64 HD Voicemail

1-2 Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide
Introduction
1
Inaddition,thesystemprovides:
•Playbackcontrolswhensendingorreviewingmessages.
• Deliveryoptionswhensendingorreplyingtomessages.
•Dial‐by‐nameaddressingformessages.
• SecretarymailboxandGuestmailbox.
• Temporarygreeting.
Inordertosimplifystoring,twoqueuesareused.TheNewmessagequeuestores
allmessageswhichhavenotbeenlistenedtobytheuser.TheSavedmessage
queueisusedtostoremessagesforfutureaction.
Asmessagesarerecorded,theyneedtobestoredinsuchawaythattheycanbe
retrievedefficiently.Suite64HardDriveVoicemailstoresmessagesinmailboxes.
Eachuserisassignedamailboxnumberforprivateuse.Eachmailboxisprotected
byauser‐definedaccesscode.Thus,theuseristheonlyonewhocanretrieve
messagesleftintheirmailbox.Whenauserusestheirmailboxforthefirsttime,a
tutorialwalksthemthroughtheprocessofsettingupamailbox.Theuseris
promptedtorecordtheirnameandtochangethetemporaryaccesscodeassigned
bythesystem.
Inadditiontotheirownmailbox,userscanhaveGuestMailboxes(depending
uponmailboxparameters).Thesemailboxesprovideforlimitedvoicemail
capabilitiesbetweentheuserandtheirguest.However,thefirstguestmailbox,
calledtheSecretaryMailbox,canonlylistentotheenvelopeinformationofthe
messagesintheuserʹsmailbox.TheSecretaryMailboxcannotlistentotheuserʹs
messages.MessagescannotbesenttoorsentbytheSecretaryMailbox.
Morethanonepersoncanusethesystemfeatures.Eachportallowsoneuser
accesstothesystem.Aportisapathtothesystem.Forexample,uptoeight
userscanberecordingorlisteningtomessagesatthesametimewiththeeight
portSuite64HardDriveVoicemailsystem.Sincenotalluserswouldbeaccessing
thesystematthesametime,multipleuserscanbesupported.Usercommandsare
justonedigitlong.Theydonothavetobememorizedsincethesystemis
constantlypromptingusersaboutwhattodo.Experienceduserscaninterrupt
promptsandcanevenskipaheadseveralstepsiftheyknowwhattheywantto
do.
UsingaTouch‐ToneR)phone,youcanreceiveorsendmessagesfromanylocation
throughyourvoicemailbox.Ifyouarebusyinyourofficeorawayonabusiness
trip,customers,vendorsorotheremployeescanleaveyoudetailedmessagesin
yourvoicemailbox.Protectedbyyouraccesscode,thesemessagesarecompletely
confidential.

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 1-3
Introduction
1
Thebestwaytolearnhowtousethesystemistoexperiment.Nothingyoudo
canhurtthesystem.Sendmessagestoyourself.Accessthepersonaloptionsand
changethem.(Nochangesarepermanent,exceptfordeletingamessage,soyou
canalwayscorrectthem.)
Thesystemisprogrammedtorespondwhenanyofthe12keysarepressed.Ifno
keyispressedinresponsetoaprompt,thesystemassumestheuserisconfused.
Thesystemrepeatstheuserʹsoptions.Ifthereisstillnoresponse,thesystem
automaticallytransfersanon‐usertoanattendant,orpolitelydisconnectsauser
fromthecall.
Thesystemcountsthenumberoferrors(incorrectkeypresses)thatausermakes.
Ifthecountexceedsacertainnumber(usually3)thecallerispolitely
disconnected.Thesystemdoesthistoallowasmanyusersonthesystemas
possible.Donʹtgetdiscouraged.Lookinthismanualtogetmoreinformation;
thencallback.
The *Key
Press*wheneveryouwanttocancelwhatyouaredoing.
*allowsyoutoskippersonalgreetingsandintroductoryprompts.Itgetsyou
directlytotherecordingtone.
Whilelisteningtoaprompt,press*toʺbackupʺtothepreviousmenu.Atthe
Mainmenu,press*todisconnect.
The #Key
Press#wheneveryouwanttocompleteastep,orsendamessage.
Press#twicetoskipamessage.
#canalsobeusedtodenotetheendofavariablelengthnumberlikeanaccess
code.Thiskeepsthesystemfromhavingtowaittodetermineifyouarefinished
enteringdigits.
Interrupting
Youcaninterruptmostpromptsifyouknowwhatyouwanttodo.Youcaneven
enterseveralcommandsatonce.
1.2 Learning the System

1-4 Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide
Introduction
1
Thisguideprovidesyouwitheasy‐to‐followinstructionsonhowtogetthemost
fromthefeaturesofthesystem.Itisdividedintoseveralsections.Tostartusing
thesystemquickly,readthroughtheGettingStarted,andBasicOperationsections.
Afteryouhaveusedthesystemforashortwhile,readtheremainderofthisguide
tolearntheotherfeaturesandcapabilitiesofsystem.
This guide is designed for all the system features. Some system features
are optional and may not be installed in your system.
TheSuite64HDVoicemailMailboxUserGuideisdividedintothefollowingsections:
•Section1‐Introduction‐thissectionprovidesageneraldescriptionofSuite
64HardDriveVoicemailSystem,adescriptionofthismanualandtheconven‐
tionsusedthroughout.
•Section2‐GettingStarted‐Thissectionprovidesdescriptionsofhowto
setupmailboxes,accessingthemailbox,broadcastmessages,erasedmessage
notices,confirmationnoticesanddisconnectingfromthesystem.
•Section3‐BasicOperations‐Thissectionprovidesdescriptionsofhowto
listentomessages,theplaybackcontrols,optionswhilelisteningandchang‐
ingpersonalgreetings.
•Section4‐AdditionalOperations‐Thissectionprovidesdescriptionsof
additionalinformationwhenlisteningtomessages,erasinggreetings,
recordingyournameandtemporarygreetings,changingthepersonalaccses
code,accessingthesecretarymailbox,usingguestmailboxes,settingup
groupdistributionlists,outdialoperations,andcheckingmessagedelivery.
•Section5‐ExpertMode‐ThissectionprovidesdescriptionsoftheAutolist‐
ing/skipfeature,autoscanningoftheenvelopeinformationandmass‐auto
delete.
1.3 How to Use this Guide
1.4 About this Manual

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 1-5
Introduction
1
Thefollowingconventionsareusedthroughoutthismanual.
Table 1-1 Conventions
1.5 Document Conventions
Convention Description
Normal Usedinbodytextthroughoutthismanual.
Normal,Italic Usedinreferencingsections,telephonefeatures
andvoicerecordingsorprompts.
Bold,Italic UsedindescribingthefieldsinPCscreensand
otherformnamesoritems.
Normal,Bold Usedtodescribefilenames,devicenamesand
specificareasofPCscreens.
Press Meanstopressaspecifickey.(e.g.pressESC
meanstopressandreleasetheEscapekey.)
Enter Meanstotypeorpushabuttononthe
telephonekeypad.
123(Telephone
Keys)
Indicatesthekeystrokesthatarerequiredtobe
enteredonatelephone.
PCKeyboardKeys Indicatedtoshowkeystrokesrequiredtobe
enteredonaPCkeyboard.

Notes

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 2-1
GettingStarted
2
2Getting Started
Thefirsttimeyouenteryourmailbox,thesystemprovidesatutorialwhichallows
youtocreateyouraccesscode,andrecordyourname.
Youwillneedthefollowinginformationfromyoursystemadministratortosetup
yourmailbox:thenumbertoreachthesystem,yourmailboxnumber,andyour
temporaryaccesscode.Onceyouhavethisinformation,followthesesteps:
1. Callthesystem:______.
2. Ifyouhearthesystemgreeting,press#+yourmailboxnumber.With
sometelephonesystemsthisstepwillnotberequired.
3. Whenaskedforyourtemporaryaccesscodeenter____.
4. Listentothetutorial.Whenprompted,selectandenteranewpersonal
accesscode.Apersonalaccesscodecanbeanylengthuptoninedigits.
However,yoursystemadministratormayprogramaminimumand/or
maximumlengthforpersonalaccesscodes.Thiscodeshouldbeanumber
thatiseasyforyoutoremember,butdifficultforsomeoneelsetoguess.
Avoidusingyourextensionnumber,birthday,etc..Ifyouwish,recordthe
numberyouhaveselectedasyouraccesscodehere____________.Youcan
changeyouraccesscodeatanytime.
5. Whenprompted,recordyourname.
6. Whenprompted,recordyourgreeting.Ifapersonalgreetingisnot
recordedduringthetutorial,thesystemwilluseastandardgreeting
anytimeyourmailboxiscalled:ʺ(Yourrecordedname)isnotavailable.Atthe
tonepleaserecordyourmessage.Attheendofyourmessageyoumayhangupor
press1formoreoptions.ʺ
Yourmailboxisnowsetupandreadytouse.Youmaywishtochangeyour
personalgreetingfromtimetotime.Tochangeyourpersonalgreeting,readthe
sectionChanging Your Personal Greeting on Page 3-11.
2.1 Setting Up Your Mailbox

2-2 Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide
GettingStarted
2
1. Callthesystem.
2. Ifyouhearthesystemgreeting,press#+yourmailboxnumber.With
sometelephonesystemsthisstepwillnotberequired.
3. Enteryourpersonalaccesscode.Ifthereisasystembroadcastmessage,it
isplayed.Thesystempromptsyoutorepeatthemessage,oreraseand
continue.Ifthereareanydeliverynotificationmessageswaitingtheyare
played.Thesystemwillthentellyouifyouhaveanymessageswaitingto
beheard.Themainmailboxmenuisthenplayed.
Broadcastmessagesarerecordedbythesystemadministratorandaresenttoall
users.Thesemessagescontainimportantannouncementsaboutthesystem(e.g.,
ʺThefollowingsystemenhancementswillbeavailabletoallUserseffective...ʺ)orthe
company(e.g.,ʺTomorrowwillbehalf‐dayholiday.ʺ)Usersmustlistentothe
broadcastmessages.Afterlistening,thebroadcastmessagemaybedeleted.
Anerasedmessagenoticeinformsauserthatamessagewasautomaticallyerased,
orisabouttobeerased.Anerasedmessagenoticemaybeskipped.Userscannot
savethesemessagesandskippingthemsimplysavesusersfromhavingtolisten
totheentirenotice.
2.2 Accessing Your Mailbox
2.3 Broadcast Messages
2.4 Erased Message Notices

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 2-3
GettingStarted
2
Usersmayrequestconfirmationfromthesystemregardingthestatusofmessages
theysent.Therearetwotypesofconfirmationavailable:
Apositiveconfirmationofreceipt.‐Thisnoticeindicatesthatthemessage
sentbytheuserwasreviewedbytherecipient.Thisnoticeisgeneratedonly
iftheoriginalmessagewassentwiththeʺproofofdeliveryʺoption.
Anotificationofanundeliveredmessage.‐Thisnoticeindicatesthata
messagehasresidedintherecipientʹsmailboxforXdaysandthatithasnot
beenlistenedto.Thenumberofdays(ʺXʺ)isdeterminedonapermailbox
basisbythesystemadministratorviaClassofService.Thisnoticemaybe
generatedonlyiftheoriginalmessagewassentwiththeʺundeliveredmessage
notificationʺdeliveryoption.Confirmationnoticemaybeskipped.
Whenyouhavefinishedusingthesystem,press*untilthesystemsays,ʺExiting
thesystem.Goodbye.ʺ
Ifyouattempttodisconnectwhiletherearenewmessagesinyourmailbox,the
systemplaysamessage,ʺCheckyourmailboxfornewmessages.ʺ
Press1ifyouwishtolistentothenewmessage.
Press*todisconnectfromthesystem.
2.5 Confirmation Notices
2.6 Disconnecting from the System

Notes

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 3-1
BasicOperations
3
3Basic Operations
Messagesinyourmailboxcomefromseveralplaces:
•Fromnon‐userswholeavemessagesinthetelephoneansweringmode.
•Fromotherusers.
•Fromspeciallimited‐useuserscalledguestusers.
Messagesarepresentedtoyouinthefollowingorder:
1. Broadcastmessages.
2. Confirmationmessages.
3. Newmessages(prioritymessagesfirst).
4. Skippedmessages.
5. Savedmessages.
Afterthelastnewmessagehasbeenpresentedtoyou,thesystemsearchesthe
mailboxtoseeifthereareanyremainingnewmessagestobereviewed.In
particular,ifnewmessagesarriveduringmessagereview,theyarepresentedin
thesameorderasbefore(priority,normal,etc.)butarelabeledʺskipped.ʺThus,if
anewprioritymessagearrivesaftertheuserhaspassedprioritymessagesduring
messageplayback,thisnewmessageisplayedafterallothernewmessagesandis
labeledskipped.
3.1 Listening To Your Messages
-

3-2 Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide
BasicOperations
3
Tolistentothemessagesinyourmailbox:
1. Atthemainmenu,press1.Thesystemplaysyourmessages.Aftereach
messageisplayed,thesystemasksyouwhattodowiththemessage.
AvailableOptions:
1‐Replay‐repeatsthecompletemessage
2‐Save‐keepsthemessageinyourmailboxforfuturereference
3‐Erase‐allowsyoutodiscardthemessage
4‐Reply‐allowsyoutorecordareplytothemessagewithasingle
keystroke
5‐Envelope‐playsthetimeanddatethemessagewassent,andwhere
themessageoriginatedfrom.
6‐SendaCopy‐allowsyoutoforwardacopyofthemessagetoanother
user.Whenyousendacopy,youmaychoosetosendthecopywith
introductorycomments.
Erase,Save,andReplyarethemostcommonoptions,andthesystempromptsyou
fortheseactions.Tohearpromptsfortheotheractions,pressthedesiredoption.
Foradvancedoptions,press0.
Youmaycancelmessageplayingwhilelisteningtomessagesbydialing*.Any
messagenotcompletelyreviewedremainsinthenewmessagequeue.Ifauser
forgetstodial*tocancelplayandjusthangsup,allpartiallylistenedtoand
unheardmessagesalsoremaininthenewmessagequeue.

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 3-3
BasicOperations
3
Asyoubecomemoreandmorecomfortableleavingandreceivingvoicemessages,
thelengthandcomplexityofmessageincreases.Sometimesanimportantphone
numberisembeddedinathree‐minutemessage.Asyoubecomemore
experienced,youwillwanttocontroltheplaybackofthemessagesyoureceived.
Thesystemplaybackcontrolsaredesignedtogiveexactlythatflexibility.With
playbackcontrols,youcanscanthroughalongmessagetofindaphonenumber
withoutlisteningtothewholemessage.Afterdialing1tolistentoamessage,
youcanpress:
1‐Rewindtothebeginningofthemessage.
7‐Rewind.5seconds.
8‐Pauseandrestartthemessage.
9‐Forward.5seconds.
##‐Skiptothenextmessage.
Inadditiontotheplaybackcontrols,youcanpressthefollowingkeysforanyof
thelisteningoptionswhilethemessageisplaying.Forexample,youdonʹthave
tolistentotheentiremessagebeforedecidingyouwantenvelopeinformationor
toerasethemessageetc.
2‐Savethemessageinyourmailboxforfuturereference
3‐Erasethemessage
4‐Replytothemessage
5‐MessageDateandTime(Envelope)information
6‐Sendcopy
3.2 Playback Controls
3.3 Options while Listening

3-4 Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide
BasicOperations
3
Skipping a Message
Userswithlimitedtimemayusetheskipfeaturetoscanthroughtheirmessages,
ortolookforanimportantmessagefromacertainperson.Therearetwo
variationsonthisformofmessagescanning:
•Listentothefirstfewsecondsofeachmessage,thenskiptothenextmes‐
sage.Repeatthisprocessforeachmessage.
•Listentomessageenvelopeinformationassoonaseachmessagebeginsto
play,thenskiptothenextmessage.Itisnotnecessarytotheentireenvelope.
The envelope information for messages may also be scanned through use of
the secretary access code.
Ausermayskiptothenextmessageatanytimebydialing#twice.Skippinga
messagemeansthatitretainsitsoriginalplaceinthenewmessagequeue.Itis
availableforreviewasaskippedmessageduringthissessionorasanewmessage
inasubsequentsession.
Forexample:
1Listening→DuringReview→##→NextMessage
1Listening→5→Listentoenvelopeinfo→##→Nextmessage
Canceling Play of Messages
Youmaycancelmessageplayingwhilelisteningtomessagesbydialing*.Any
messagenotcompletelyreviewedremainsinthenewmessagequeue.Ifauser
forgetstodial*tocancelplayandjusthangup,allpartiallylistenedtomessages
alsoremaininthenewmessagequeue.
Replaying a Message
Attheendofamessage(whenthesystempromptswiththeʺAfterListening...ʺ
menu)youcanreplaythatmessageinitsentirety.
1Listening→Endofmessage→1→Messagereplays
Saving a Message
Ifthemessageneedstobeactedonlater,itmaybesaved.Savedmessagesare
keptinaseparatequeue.Theywillbeplayedafternewmessages.
1Listening→2→Messageissaved
Theproceduresforreturningamessagetostoringanewmessagearethesame.

Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide 3-5
BasicOperations
3
Erasing a Message
Ifthemessagedoesnotrequireaction,itshouldbeerased.Erasingmessages
keepsthemailboxclearandreducestheneedforsystemstoragecapacity.
1Listening→3→Messageiserased
Reply to a Message
Ausercansendareplytoamessagebydialingonekey.Ifthemessagehasbeen
copiedfromanotheruser,thereplycanbesenttothepersonwhooriginallysent
themessage,ortothepersonwhosentthecopyofthemessage.Repliesmayonly
besenttomessagesfromusersreceivedinthevoicemailmode.
Therefore,Usersshouldentertheirownmailboxbeforesendingmessage,so
recipientsmayconvenientlyreply.
1→4→1Replyto→Record#→#Message→#Tosend
sender reply  Acceptable yourreply
2Replyto 1Listento 0Fordelivery
originator reply options
2Eraseand 
re‐record
3Continue 
recording
*Cancel reply
Once a message has been erased, it cannot be retrieved.

3-6 Suite64HDVoicemailMailboxUserGuide
BasicOperations
3
Envelope Information
Ausermayneedtoknowdetailsaboutamessage:whosentit,thetimeanddate
itwasdelivered,thelengthofthemessage,andwhetheritispriorityand/or
confidential.Thisinformationiscalledtheenvelopeinformation.This
informationcanbeprogrammedbythesystemadministratortoplayautomatically
eitherbeforeorafteryouhearthemessage.Inaddition,theenvelopeinformation
canbeheardatanytimewhilelisteningtothemessagebypressing5.Ifthisis
done,afterplayingtheenvelopeinformationthesystemautomaticallyreturnsthe
usertothepointatwhichtheenvelopeinformationwasrequested.
1Listening→5→Listentoenvelopeinformation→Returntomessage
Thetimeanddatestamponanewmessagealwaysrelatestomessagedelivery.
Formessagessentfromanothermailboxuser,thesystempromptsforyourchoice
ofthesenderorthepersonwhooriginatedthemessage.
Onceamessageissaved,thetimeanddatestampreferstothetimeitwasfirst
saved.Thistimeanddatestampallowstheusertoknowhowmuchlongerthe
messagecanstayinthemailboxbeforeitisautomaticallydeleted.Listeningtoa
messageandre‐savingitdoesnotchangethetimeanddatestampnorwhenthe
systemautomaticallyerasesthemessage.
To skip envelope information and return to message review, press: ##.