Dell C3765dnf Color Laser User manual

Dell™ C3765dnf Multifunction
Color Laser Printer
User's Guide
Regulatory Model: C3765dnf

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 1
Contents
Before Beginning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
A Notes, Cautions, and Warnings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
As for RSA BSAFE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1 Dell™ C3765dnf Multifunction Color Laser Printer User's
Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Conventions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2 Finding Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3 Product Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4 About the Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Front and Rear View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Front View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Rear View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Duplex Automatic Document Feeder (DADF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Space Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Additional Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Optional Accessories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Non-bundled Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Securing the Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Ordering Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Setting up the Printer (Printer Setup) . . . . . . . . . . . . . . 39
5 Preparing Printer Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Removing Tape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
6 Installing Optional Accessories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Installing the Optional Memory Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Updating Your Driver to Detect Memory Module . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Installing the Optional 550-Sheet Feeder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Updating Your Driver to Detect 550-Sheet Feeder. . . . . . . . . . . . . . . . 50
Installing the Optional Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Verifying the Contents of the Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Installing the Wireless Adapter Using Video Instructions (Recommended) . . 54
Installing the Optional Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Determining the Wireless Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Configuring the Optional Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Using Wizard Setup to Configure a Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . . 57
Using Advanced Setup to Configure a Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . 59
Reconfiguring the Wireless Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Installing the Optional Hard Disk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Updating Your Driver to Detect Hard Disk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
7 Connecting Your Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Connecting Printer to Computer or Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Direct Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Network Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Connecting the Telephone Line. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Turning on the Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Setting Initial Settings on the Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
8 Setting the IP Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Assigning an IP Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
When Using the Easy Setup Navigator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
When Using the Operator Panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

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When Using the Tool Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Verifying the IP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Verifying the Settings Using Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Verifying the Settings Using System Settings Report. . . . . . . . . . . . . . 85
Verifying the Settings Using Ping Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
9 Loading Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
10 Installing Printer Drivers on Windows®Computers . . . . . 91
Identifying Printer Driver Pre-install Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Changing the firewall settings before installing your printer . . . . . . . . . . 91
Inserting the Software and Documentation Disc . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Direct Connection Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Network Connection Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Network Printer Setup on a Local Network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Network Printer Setup on a Remote Network . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Setting Up for Shared Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Specifying the Shared Settings of the Printer . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Point and Print. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Peer-to-Peer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
11 Installing Printer Drivers on Macintosh Computers . . . . 111
Installing the Drivers and Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Adding a Printer on Mac OS X 10.5, 10.6, 10.7, or 10.8 . . . . . . . . . . . . 111
Adding a Printer on Mac OS X 10.4.11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Adding a Printer on Mac OS X 10.3.9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Configuring Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
12 Installing Printer Drivers on Linux Computers (CUPS) . . 117
Operation on Red Hat Enterprise Linux 5/6 Desktop. . . . . . . . . . . . . . . . 117
Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Installing the Printer Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Setting Up the Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Setting the Default Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Specifying the Printing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Uninstalling the Printer Driver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

4Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Operation on SUSE Linux Enterprise Desktop 10. . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Installing the Printer Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Setting Up the Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Setting the Default Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Specifying the Printing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Setting the Password for Authority as the Printer Administrator . . . . . . . 122
Uninstalling the Printer Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Operation on SUSE Linux Enterprise Desktop 11. . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Installing the Printer Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Setting Up the Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Setting the Default Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Specifying the Printing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Setting the Password for Authority as the Printer Administrator . . . . . . . 125
Uninstalling the Printer Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Using Your Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
13 Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
About the Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
About the Main Home Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Message Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Toner Status Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Wireless LAN Connection Status Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Data Status Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Function Buttons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Using the Keyboard Displayed on the Touch Panel . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Using the Number Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Number Pad Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Changing Numbers or Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Inserting a Pause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Printing a Panel Settings Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Changing the Language. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
When Using the Operator Panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
When Using the Tool Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Setting the Power Saver Timer Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

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About the Concurrent Jobs Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
14 Dell™ Printer Configuration Web Tool . . . . . . . . . . . . . . . 135
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Setting Up the Dell Printer Configuration Web Tool . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Setting Up From Web Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Setting Up From Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Starting the Dell Printer Configuration Web Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Overview of the Menu Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Printer Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Printer Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Printer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Print Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Copy Printer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Print Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Printer Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Tray Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
E-Mail Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Set Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Online Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Order Supplies at: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Contact Dell Support at: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Page Display Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Top Frame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Left Frame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Right Frame . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Changing the Settings of the Menu Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Details of the Menu Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Printer Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Printer Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Printer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Print Server Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Copy Printer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Print Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Tray Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

6Contents Template Last Updated - 2/7/2007
15 Understanding the Tool Box Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Starting the Tool Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Printer Setting Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Printer Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Menu Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
TCP/IP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Tray Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Default Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Fax Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Panel Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Printer Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
System Settings - General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
System Settings - Timers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
System Settings - Output Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Service Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Tray Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Panel Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
TCP/IP Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Copy Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Scan Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Fax Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
USB Direct Print Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Fax Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Diagnosis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Chart Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Environment Sensor Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Resetting Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
When Using the Tool Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
16 Understanding the Printer Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Report / List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
System Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Panel Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
PCL Fonts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
PCL Macros List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
PS Fonts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
PDF Fonts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Job History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 7
Error History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Print Meter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Color Test Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Protocol Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Speed Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Server Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Fax Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Fax Pending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Stored Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Printing a Report/List Using the Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . 233
Printing a Report/List Using the Tool Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Admin Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Phone Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
PCL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
PostScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Fax Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
System Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Secure Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
USB Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Default Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Copy Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Scan Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Fax Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
USB Direct Print Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Tray Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Tray Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Panel Language. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Print Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Private Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Public Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Proof Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Secure Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Secure Fax Receive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Copy Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Copy Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Quality Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Output Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

8Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Scan Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
USB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Scan Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
WSD Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Fax Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Fax Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Options Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Polling Receive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Fax Cover Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
USB Direct Print Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Select File to Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
USB Direct Print Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Options Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
ID Card Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
ID Card Copy Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Quality Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Panel Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Enabling the Panel Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Disabling the Panel Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Resetting Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
When Using the Operator Panel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
17 Print Media Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Paper Characteristics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Recommended Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Unacceptable Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Selecting Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Selecting Pre-Printed Media and Letterheads . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Selecting Pre-Punched Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Storing Print Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Identifying Print Media and Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 9
Supported Paper Sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Supported Paper Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Paper Type Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
18 Loading Print Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Capacity. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Print Media Dimensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Loading Print Media in Tray1 and the Optional 550-Sheet Feeder . . . . . . . . 307
Loading Letterhead (Pre-Printed and Pre-Punched Paper) . . . . . . . . . 307
Loading Print Media in the MPF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Loading an Envelope in the MPF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Envelope #10, Monarch, or DL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
C5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Using the MPF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Linking Trays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Printing, Copying, Scanning, and Faxing . . . . . . . . . . 313
19 Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Tips for Successful Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Tips on Storing Print Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Avoiding Paper Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Sending a Job to Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Canceling a Print Job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Canceling a Job From the Operator Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Canceling a Job From a Computer Running Windows . . . . . . . . . . . . 316
Duplex Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Duplex Printing With Duplex Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Using Booklet Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Using the Stored Print Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Procedures for Printing Stored Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Printing from USB Memory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Supported File Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

10 Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Inserting and Removing a USB Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Printing a File in a USB Memory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Printing With Web Services on Devices (WSD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Adding Roles of Printer Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Printer Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Installing a Printer Driver Using the Add Printer Wizard . . . . . . . . . . . 324
Printing With AirPrint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Setting Up AirPrint on Your Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Printing via AirPrint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Printing With Google Cloud Print™ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Preparing to Use the Printer with Google Cloud Print. . . . . . . . . . . . . 325
Registering the Printer to Your Google Account . . . . . . . . . . . . . . . 326
Printing via Google Cloud Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Printing a Report Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Printer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Using the Operator Panel to Change the Printer Settings. . . . . . . . . . . 327
Using the Dell Printer Configuration Web Tool to Change the Printer Settings 327
20 Copying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Loading Paper for Copying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Selecting Paper Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Preparing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Making Copies From the Document Glass . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Making Copies From the DADF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Setting Copy Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Output Color . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Select Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Darken / Lighten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
2 Sided Copying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Original Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Sharpness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Color Saturation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Auto Exposure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Collation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Reduce / Enlarge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Original Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
2-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 11
Margin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Using the ID Card Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
Changing the Default Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
21 Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Scanning Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Scanning - With scanner driver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Scanning - Without scanner driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Scanning From the Operator Panel - Scan to Application. . . . . . . . . . . . . 343
Scanning from the Operator Panel - WSD Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Printer Setup for WSD Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Procedures for WSD Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Scanning Using the TWAIN Driver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
Scan Settings Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
IP Address Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
Password Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Scanning Using the Windows Image Acquisition (WIA) Driver. . . . . . . . . . 349
Scanning to a PC or Server via SMB/FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Setting a Login Name and a Password (SMB Only) . . . . . . . . . . . . . 353
Creating a Shared Folder (SMB Only). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Setting a Destination Using an Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Sending the Scanned File on the Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Scanning to a USB Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Types of a USB Memory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Specifying a Folder to Save the Scanned Image . . . . . . . . . . . . . . . 365
Sending an E-Mail With the Scanned Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Setting an E-Mail Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366
Registering a New E-Mail Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Sending an E-mail With the Scanned File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
22 Faxing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Specifying the Fax Initial Settings Using the Easy Setup Navigator . . . . . . . 369

12 Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Setting Your Country . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Setting the Printer ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Setting the Time and Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Changing the Clock Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Setting Sounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Speaker Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Ringer Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Specifying the Fax Settings Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Changing the Fax Settings Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Available Fax Settings Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
Advanced Fax Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Sending a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Loading an Original Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Adjusting the Document Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Adjusting the Document Contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Sending a Fax From Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Sending a Fax Manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Confirming Transmissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Automatic Redialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Sending a Delayed Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Sending a Fax from the Driver (Direct Fax). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Receiving a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
About Receiving Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Loading Paper for Receiving Faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Receiving a Fax Automatically in the Fax Mode. . . . . . . . . . . . . . . . 386
Receiving a Fax Manually in the Telephone Mode . . . . . . . . . . . . . . 387
Receiving a Fax Automatically in the Telephone / Fax or Ans Machine/Fax . 387
Receiving a Fax Manually Using an External Telephone (Remote Receive) . 387
Receiving Faxes Using the DRPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Receiving Faxes in the Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Polling Receive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Automatic Dialing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Speed Dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Setting Speed Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Sending a Fax Using Speed Dial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Group Dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Setting Group Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Editing Group Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 13
Sending a Fax Using Group Dial (Multi-address Transmission) . . . . . . . 391
Printing a Speed Dial List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Phone Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Other Ways to Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Using the Secure Receiving Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392
Using an Answering Machine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
Using a Computer Modem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
Printing a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Changing Setting Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Know Your Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
23 Understanding Your Printer Software . . . . . . . . . . . . . . . 397
Printer Utility Software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Status Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Tool Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Updater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Address Book Editor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
ScanButton Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Dell ScanCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Types of Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Adding and Editing Entries to the Address Books . . . . . . . . . . . . . . 400
Status Monitor Widget for Macintosh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Status Monitor Widget Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Before Installing the Status Monitor Widget . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Installing the Status Monitor Widget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Opening and Closing the Status Monitor Widget . . . . . . . . . . . . . . . 403
Printer Status Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Order Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Status Monitor Console for Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Status Monitor Console Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Before Installing the Status Monitor Console. . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Installing the Status Monitor Console. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
Starting the Status Monitor Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Printer Selection Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

14 Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Printer Status Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Dell Supplies Management System Window . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Service Tag Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Settings Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
24 Printing Using ColorTrack (External Authentication) . . . . 413
ColorTrack Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Dell ColorTrack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Authentication System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Kerberos Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
LDAP Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
LDAP Authentication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
Setting the Printer Driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Dell ColorTrack Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Specify Group Name. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Specify Job Owner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Job Owner Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
25 Using the Server Address Book and Server Phone Book 421
Setting Server Address Book and Server Phone Book . . . . . . . . . . . . . . 421
26 Using Digital Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Managing Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Preparing to Manage Certificates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Importing a Digital Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Setting a Digital Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Confirming the Settings of a Digital Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Deleting a Digital Certificate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Exporting a Digital Certificate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Setting the Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Setting the Certificate in the IPsec Digital Signature Mode . . . . . . . . . 428
Setting the SSL-use Server Certificate (HTTP/IPP) . . . . . . . . . . . . . . 429
Setting LDAP-SSL/TLS Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Setting Server Certificate Verification for LDAP-SSL/TLS Communication. . 429
Setting Client Certificate for LDAP-SSL/TLS Communication . . . . . . . . . 430
Setting for Wireless LAN WPA-Enterprise (EAP-TLS). . . . . . . . . . . . . 430
Setting for Wireless LAN WPA-Enterprise (PEAPV0-MS-CHAPV2, EAP-TTLS PAP,
EAP-TTLS CHAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Setting Client Certificate for IEEE 802.1x (EAP-TLS). . . . . . . . . . . . . . 433

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 15
27 Understanding Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Typefaces and Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Weight and Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Pitch and Point Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Bitmapped and Scalable Fonts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Resident Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Symbol Sets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Symbol Sets for PCL 5/PCL 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
28 Understanding Printer Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Error Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
29 Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Operating System Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Power Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Dimensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Page Description Language (PDL)/Emulation, Operating System, and Interface . 455
MIB Compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Print Quality Guarantee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Altitude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Cables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Copier Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Scanner Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Facsimile Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Optional Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459

16 Contents Template Last Updated - 2/7/2007
Maintaining Your Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
30 Maintaining Your Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Determining the Status of Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Conserving Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Ordering Supplies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Storing Print Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Storing Consumables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Replacing the Toner Cartridges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Removing the Toner Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Installing a Toner Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Replacing the Drum Cartridges. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Removing the Drum Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Installing a Drum Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Replacing the Fusing Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Removing the Fusing Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Installing a Fusing Unit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Replacing the Transfer Belt Unit, the 2nd Belt Transfer Roller (2nd BTR), and the Retard
Roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Removing the Transfer Belt Unit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
Installing a Transfer Belt Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Removing the 2nd BTR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Installing a 2nd BTR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Removing the Retard Roller in Tray1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Installing a Retard Roller in Tray1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Replacing the Waste Toner Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Removing the Waste Toner Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Installing a Waste Toner Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Cleaning Inside the Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Cleaning the CTD Sensor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Cleaning the Raster Optical Scanner (ROS) Window . . . . . . . . . . . . . 492
Cleaning the Scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
Cleaning the DADF Feed Roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Adjusting Color Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Printing the Color Registration Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498

Template Last Updated - 2/7/2007 Contents 17
Determining Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Entering Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501
31 Removing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Removing the Optional Memory Module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503
Removing the Optional 550-Sheet Feeder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Removing the Optional Wireless Adapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Removing the Optional Hard Disk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
32 Clearing Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Avoiding Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Identifying the Location of Paper Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514
Clearing Paper Jams From the DADF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Clearing Paper Jams From the MPF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
If error code: 050-112 appears: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
If error code: 050-129 appears: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Clearing Paper Jams From Tray1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Clearing Paper Jams From the Fusing Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
If error code: 050-111 appears: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521
If error code: 050-129 appears: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
Clearing Paper Jams From the Optional 550-Sheet Feeder . . . . . . . . . . . . 527
Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
33 Troubleshooting Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Basic Printer Problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Display Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Printing Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Print Quality Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532
The output is too light . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533
Toner smears or print comes off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534
Random spots/Blurred images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535

18 Contents Template Last Updated - 2/7/2007
The entire output is blank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536
Streaks appear on the output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Part or the entire output is black . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Pitched color dots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Vertical blanks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
Ghosting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Light-induced fatigue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Fog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Bead-Carry-Out (BCO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Jagged characters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Banding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543
Auger mark. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544
Wrinkled/Stained paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544
Damage on the leading edge of paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Jam/Alignment Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
The top and side margins are incorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Color registration is out of alignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Images are skewed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547
Tray1/Optional 550-Sheet Feeder Misfeed Jam . . . . . . . . . . . . . . . . 547
MPF Misfeed Jam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Regi Jam (Exit Sensor On JAM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Exit Jam (Exit Sensor Off JAM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550
Tray1/Optional 550-Sheet Feeder Multi-feed Jam. . . . . . . . . . . . . . . 550
MPF Multi-feed Jam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Noise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Copy Problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Fax Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552
Scanning Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Digital Certificate Problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556
Problems With Installed Optional Accessories . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Scanner Driver/Printer Utility Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Other Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
Contacting Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559