Ricoh MP 2501SP Instruction manual

1

RICOH
Quick User Guide
For Copying, Printing
E-mailing and Faxing



2


Index

Chapter1:
Chapter2:NavigatingtheRicohOperationPanel
Chapter3:MakingaCopy
Chapter4:SendingaFax
EnteraFaxNumber“ManualEntry”
StoppingaFax

Chapter5Printing
NormalPrintSingleSided
NormalPrintDuplex(2Sided)
LockedPrint(SecurePrint)
RetrievingaLockedPrintJob(SecurePrint)
BypassPrinting

Chapter6:Scanningtoemail


3

Chapter2:NavigatingtheRicohOperationPanel

1. Copybutton(ChangestheOperationPaneltoCopierMode)
2. DocumentServerbutton(Notactiveatthistime)
3. Facsimilebutton(Fax)(ChangestheOperationPaneltoFacsimileMode)
4. Printerbutton(AccesstoLockedPrint&Online/OffLine)
5. Scannerbutton(ChangestheOperationPaneltoScannerMode/Allowsscantoemail)
6. UserInterface(TouchScreen)
7. NumericalKeypad(Inputofnumberofcopiesneeded/DialingFaxnumbers)
8. Clear/Stopbutton(StopsthecurrentJob/ClearsthePagecount/FaxNumber)
9. Startbutton(UsedtoStartCopy,Fax&Scan)
10. Simplifieddisplaybutton(ChangestheTouchScreentoLargeGraphics)
11. Clearmodesbutton(Clearsallsettingdefault)
12. Interruptbutton(Pausethecurrentjobforquickcopy)
13. Energysaverbutton(PuttheCopierinStandbymodeorwakesupthecopierfromstandby)

4

Chapter3:MakingaCopy
Copiescanbemadefromtwosources:

Thetopfeeder(placeoriginalsfaceup)Fromtheglass(placeoriginalsontheleftsidefacedown)

 

SelecttheCopybuttontoswitch   InCopyMode,youhavemanyoptions
toCopyMode.
     
OR

5

ContinuedMakingaCopy:
PaperSize(defaultisAuto)  Youcanalsodetermineifthemachineneedspaper
Select“PaperSize”ifdifferentthanAutoSelectbycheckingtheiconsabovethePapersizebuttons

   

2sidedto2sidedcopies1sidedto2sidedcopies
   


6

SortcopiesbypagesStackcopiesinsets
 
3holepunch(side)3holepunch(top)
 

7

Continued:Makingacopy
AutoReduceandEnlargeStandardReduceandEnlarge
 
StandardReduceandEnlargeenablesyoutocustomizeyouroptions


8

Chapter4:SendingaFax
SelecttheFacsimilebuttontoswitch Select“ManualEntry”onTouchPaneltoenterafaxnumber.
toFaxMode.

   
Typeyourfaxnumberincluding9togetanoutsideline,Yournumberwillthenbedisplayed. Pressthe“green”Startbutton
select“OK”atthetop.YourFaxwillbeSent.
(YoucanusetheTouchpanelortheNumericalkeyboard)
  

9

Continued:SendingaFax
To Stop a Fax from being sent after you hit “GO”
Selectthe“Facsimilebutton” IFyouneedtocancelyourtransmissionSelect Onceyoupressthe“redStop”button,select
The“Stop”button. thefaxyouwouldliketostopandthenselect“Stop
Transmission”

  



The display screen will confirm that this is what you would
like to do. Select “OK” and your fax will stop.







10

Chapter4:PrintingfromyourComputer

Select“Properties”buttontoaccessoptionsforyourprintjob.Duplex(2SidedPrint)
   
    

Staple HolePunch

 



11

ContinuedPrintingfromyourComputer

LockedPrint(SecurePrint)
SelectLockedPrintinthedropdownboxasshownSelecttheDetailsbuttontoenteryouruserIDandPassword

    


EnteryouruserIDandPassword   Youwillthenbetakenbacktoyourmainpropertiespage.
EnteryourusernameandpasswordSelect“OK”    Select“OK”toprintyoulockeddocument. 

  


12

ContinuedPrintingfromyourcomputer

ContinuedLockedPrint(SecurePrint)

RetrievingaLockedPrintJob(SecurePrint)     
selectthePrinterbuttonlocatedontheleft   OnthePrinterscreenthereisatabcalledPrintJobs
sideoftheOperationPanel. 

     

PresstheLockedPrintjobyouwouldliketorelease,   Aboxwillpopuprequestingyourpassword,onceyouenteryour
thenpressPrintpasswordandhit“OK”yourjobwillthenprint.
    

13

ContinuedPrintingfromyourcomputer

ContinuedLockedPrint(SecurePrint)

IfyouaresendingmulitpleLockedPrintjobstotheprinter,youcanreleaseallofyourjobsatonetime
Selectallofthejobsthatyouwouldliketoreleaseandselecttheprinttabonthescreen.
Youwillthenbeaskedforyourpassword,typeyourpasswordandthenselect“OK”
AllofyourLockedPrintjobswillprint

















14

ContinuedPrintingfromyourComputer

PrintingtotheBypassTray(ManualFeedTray)

Selectthe“Properties”buttononyourprintdriver.Select the “Paper Tab” at the top of the window
    

Onthe“PaperTab”select“Inputtray”and“Type”,thiswillallowtoselectthe  Select“OK”toprintyourjob
typeofmediayouareprintingon,papersourceyouwouldliketheselectedfrom.
WhenprintinglabelsorthickPaperyoumustselect“Bypasstray”&“Thick1”,
Onceyouhaveselected“Bypasstray”and“Thick1”,select“OK”

     

15

ContinuedPrintingfromyourcomputer

PrintingtotheBypassTray(ManualFeedTray)

Youwillseethefollowingmessagecomeuponthescreen,
Whenyouwalkuptheprinterselectthe“Printer”button thismessageisaskingyoutoplacepaperinthe“Bypasstray”

  

Once paper is placed in the “Bypass tray” Your print job will start.

Note:ThisprocessisalsobeusedtoprintLables,letterhead,HeavyCardStock(Think)&PrintableTabs

16

Chapter6ScantoE‐mail
ScanningtoE‐mail

SelecttheScannerbuttonlocatedontheleft Selecttheletterthatcorrespondswithyourlastname,nextusethearrowkey
sideoftheOperationPanel.tofindyourname
 
      
SelectyournamefromthelistPressthe“Start”ButtonontherightsideoftheOperationsPanel
Tocompleteyourscantoemail.
 

17

ContinuedScanningtoE‐Mail

HowtoLookupyournameintheaddressbook
SelecttheScannerbuttonlocatedontheleft  Selectthe“SearchDest.”Buttononthetouchpanel.
sideoftheOperationPanel.
   

Select“Name”buttononthetouchpanel      Typeinpartorallofyourlastname,Select“OK”

    


18

ContinuedScanningtoE‐Mail

Select“StartSearch”button   Selectayoure‐mailaddressonthetouchpanelthenpress“OK”.
   
Onceyouselect“OK’youwillseeyoure‐mailaddressonthemainscreen PresstheStartButtonontherightsideoftheOperationsPanel
   Tocompleteyourscantoemail.

     

19

Adding Your Own E-mail Address
SelecttheScannerbuttonlocatedontheleftsideoftheOperationPanel.Tomanuallyaddane‐mailnotintheaddressbook,selectmanualentry

   



Enterthefulle‐mailaddressandpress“OK”Onceyouselect“OK’youwillseeyoure‐mailaddressPresstheStartButtonontherightTocomplete
yourscantoemail.onthemainscreen.sideoftheOperationsPanel

  
