Tadiran Telecom EMERALD ICE User manual

Emerald ICE
Digital Key
Telephone System
TM
HD Voicemail Installation Manual

Theinformationcontainedinthisdocumentisproprietaryandissubjecttoallrelevant
copyright,patentandotherlawsprotectingintellectualproperty,aswellasanyspecific
agreementprotectingTADIRANTELECOM,INC.(hereinreferredtoasthe“Manufacturer”)
rightsintheaforesaidinformation.Neitherthisdocumentnortheinformationcontained
hereinmaybepublished,reproducedordisclosedtothirdparties,inwholeorinpart,without
theexpress,prior,writtenpermissionoftheManufacturer.Inaddition,anyuseofthis
documentortheinformationcontainedhereinforanypurposesotherthanthoseforwhichit
wasdisclosedisstrictlyforbidden.
TheManufacturerreservestheright,withoutpriornoticeorliability,tomakechangesin
equipmentdesignorspecifications.
InformationsuppliedbytheManufacturerisbelievedtobeaccurateandreliable.However,no
responsibilityisassumedbytheManufacturerfortheusethereofnorfortherightsofthird
partieswhichmaybeaffectedinanywaybytheusethereof.
Anyrepresentation(s)inthisdocumentconcerningperformanceoftheManufacturerʹs
product(s)areforinformationalpurposesonlyandarenotwarrantiesoffutureperformance
eitherexpressorimplied.TheManufacturerʹsstandardlimitedwarranty,statedinitssales
contractororderconfirmationform,istheonlywarrantyofferedbytheManufacturerin
relationthereto.
Thisdocumentmaycontainflaws,omissionsortypesettingerrors;nowarrantyisgrantednor
liabilityassumedinrelationtheretounlessspecificallyundertakenintheManufacturerʹssales
contractororderconfirmation.Informationcontainedhereinisperiodicallyupdatedand
changeswillbeincorporatedintosubsequenteditions.Ifyouhaveencounteredanerror,please
notifytheManufacturer.Allspecificationsaresubjecttochangewithoutpriornotice.
©CopyrightbyTADIRANTELECOM,INC.,2005.
Allrightsreservedworldwide.

Record of Revisions
Revision Date of Issue Supercedes Major Changes - Brief Description
Initial Release January 1, 2004 N/A
Revision A January 6, 2004 January 1,
2004 Various changes including; default mailbox passwords and Simplicity card photo.
Revision B January 8, 2004 January 6,
2004 Added section on AMIS Networking.
Revision C March 30, 2004 January 8,
2004 Revised name of product.
Revision D August 19, 2005 March 30,
2004 Removed section on AMIS Networking.
Added remote modem setup procedure.
Various updates to procedurals steps.

NOTES

General Information and Disclaimers
NOTICE
WhilethismanualcontainscurrentEmeraldICEHDVoiceMailSystem
information,itscontentsaresubjecttochangewithoutnotice.Whileeveryeffort
hasbeenmadetoinsuretheaccuracyofanyinformationprovided,Tadiran
Telecom,Inc.disclaimsallliabilityforanydifficultiesthatarisefromthe
applicationorinterpretationofanyinformationprovidedinthisdocument.
ELECTRO-STATIC DISCHARGE WARNING
TheICEsystemcircuitboardscontainstaticsensitivecomponents.Please
handlethecircuitboardbytheedgesonlyandkeepthecardintheprovided
anti‐staticbaguntilitisreadyforinstallationinthePBX.Donotsubjectany
componentpartsonthecardtostaticdischargeorphysicalmishandling.When
handlingthecircuitboard,itisadvisabletouseananti‐staticwriststrapand
covertheworksurfacewiththeanti‐staticbagusedtoshiptheboard.Static
chargesshouldbedischargedfromthebodybeforetouchingtheboardor
componentbytouchingthegroundedmetalcaseofthesystempowersupply
unitorcoldwatergroundconnectionifavailable.Theproductwarrantyforthis
equipmentdoesnotcoverdamagecausedbysuchdescribedstaticdischarges
ormishandling.Anymodulesorcomponentsdeterminedtobedamagedin
suchamannerwillonlybereplacedatdealercost.
HAZARDOUS VOLTAGE WARNINGS
Thefinalequipmentpurchaserisresponsibleforprotectingtheinstalled
equipmentfromhazardousvoltages.TheEmeraldICEHDVoiceMailSystem
cardwassubmittedtoaNationallyRecognizedTestingLaboratory(NRTL)for
safetyapprovals.Beforeinstallingtheequipment,checklocalelectricalcodes
thatapplytotheinstallationoftelephoneandelectronicequipment.The
followingsafetyguidelinesaretakenfromULdocument1459,Issue2,whichis
aproductsafetyspecificationgoverningtelephoneequipment.
LITHIUM BATTERY USAGE WARNING
TheEmeraldICEHDVoiceMailSystemcardcontainsabatterybackupcircuit
thatpreventslossofsetupdataifthemainsystempowerfails.Thisbatteryisa
user‐replaceablelithiumpowercellthatinstallsintoapermanentlymounted
receptacleontheEmeraldICEHDVoiceMailSystemcard.Thefollowing
informationshouldbecarefullyreadandunderstoodbyallservicingpersonnel.
Thisinformationisalsoonalabelappliedtothecard.
CAUTION
Thereisdangerofexplosionifthebatterycellisincorrectlyreplaced.Verify
batteryorientationbeforeinsertinganewbatteryintotheholder.Replaceonly
withthesameorequivalenttyperecommendedbythemanufacturer.Dispose
ofanyusedbatteriesaccordingtothemanufacturer’sinstructions.

EXTERNAL CONNECTIONS
TheEmeraldICEHDVoiceMailSystemcardhasconnectorportslocatedonthe
frontpanelforexternalequipmentsuchas:
•Serialcommunicationdevices
• Parallelportdevices
TheEmeraldICEHDVoiceMailSystemcardhasbeenassessedasTNV‐3.All
portsshallbeconnectedtolikecircuitsonlyoranapprovedlineisolationunit
mustbeused.
GENERAL SAFETY GUIDELINES
Wheninstallingandusingtelephoneequipment,thebasicsafetyprecautions
describedbelowshouldalwaysbefollowedtoreducetheriskoffireand/or
electricalshock.
•Besuretoreadandunderstandallinstructions.
• Followallwarningsandinstructionsthataremarkedontheproduct.
•Donotusethisproductnearanysourcesofwaterorinawetenviron‐
ment.FCCREGULATIONS
Thisequipmenthasbeentestedbyanindependenttestinglabandfoundto
complywiththelimitsforaClassAdigitaldevice,pursuanttopart15ofthe
FCCRulesasreproducedbelow:Theselimitsaredesignedtoprovide
reasonableprotectionagainstharmfulinterferencewhentheequipmentis
operatedinacommercialenvironment.Thisequipmentgenerates,usesandcan
radiateradiofrequencyenergyand,ifnotinstalledandusedinaccordancewith
theinstructionmanual,maycauseharmfulinterferencetoradio
communications.Operationofthisequipmentinaresidentialareaislikelyto
causeharmfulinterferenceinwhichcasetheuserwillberequiredtocorrectthe
interferenceathisownexpense.FCCrulingsstatethattheownerofthesystem
tobeinstalledgivethelocaltelephonecompanysufficientadvancenoticeof
intentiontouseprivatelyownedtelephoneequipment.Theownermustalso
furnishinformationastotheidentificationoftheparticularlinestobe
connectedtothesystemandtheaffectedtelephonenumbers.FCCregistration
informationonthemodelnumber,FCC‐assignedregistrationnumberand
ringerequivalenceinformationmustalsobefurnished.Theringerequivalence
(REN)isusedtodeterminehowmanydevicescanbeconnectedtoatelephone
line.Inmostareas,thesumofRENsofalldevicesononelineshouldnot
exceedfive.Iftoomanydevicesareattached,theymaynotringproperly.
Shouldtherebeanyquestionsthatthecustomer‐providedequipmentmay
causeharmtothetelephonenetwork,thelocaloperatingcompanyisrequired
tonotifythecustomerofanimpendingtemporaryinterruptionofservice.The
customermustbegiventheopportunitytocorrecttheexistingproblem,if
possible.Thetelephonecompanymustalsoadvisecustomersoftheirrightsfor
filingcomplaintsbeforetheFCC.Thetelephonecompanymaymakechangesin
itstechnicaloperationsandprocedures.Ifsuchchangesaffectthecompatibility
oruseofthissystem,thetelephonecompanyisrequiredtogiveadequate
noticeofthechanges.Undernocircumstancesistheequipmenttobealteredor
modifiedwithoutwrittenapprovalofthemanufacturer.Failuretogain
permissionforanymodificationwillvoidthewarranty.Ifasystemmalfunction

issuspected,theconnectorsterminatingtheequipmenttotheCOlinesshouldbe
disconnected.
REPAIRS
IntheunlikelyeventthattroubleisexperiencedwiththeEmeraldICEHDVoice
MailSystemsystem,pleasecontactTadiranTelecom,Inc.technicalsupportat516
‐632‐7300forrepair,returnauthorizationorwarrantyinformation.Areturn
authorizationnumbermustbeobtainedfromTadiranbeforeanyproductsmay
bereturned.
LIMITED WARRANTY
Tadiranprovidesoriginalpurchaseswithalimitedwarrantyagainstdefectsin
materialandworkmanshiponthisproductforone(1)yearfromdateof
purchase.Thislimitedwarrantyisextendedonlytooriginalpurchasers.
THISWARRANTYSPECIFICALLYEXCLUDESTHEIMPLIEDWARRANTIES
OFMERCHANTABILITYANDFITNESSFORANYPARTICULARPURPOSE.
THISLIMITEDWARRANTYISINLIEUOFANDEXCLUDESANYCLAIMSBY
THEPURCHASERFORCONSEQUENTIALORINCIDENTALDAMAGES.
EXCLUSIONS
Thiswarrantydoesnotapplytodefectsormalfunctionscausedbyabuse,
accident,modification,negligenceoranyotherdamagenotresultingfromdefects
intheoriginalmaterialsorworkmanshiporforreasonsbeyondthecontrolof
Tadiran.Somestatesdonotallowfortheexclusionofconsequentialorincidental
damages,inwhichcasetheforegoingexclusionsmaynotapplytoyou.This
warrantygivesyouspecificlegalrightsthatvaryfromstatetostate.
WARRANTY REPAIRS
InaccordancewiththeFederalCommunicationsCommissionregulations,
TadiranTelecom,Inc.oranauthorizedagentmustperformanyrepairstothis
equipment.



Emerald ICE HD Voicemail Installation Manual i

TC
1Introduction ......................................................................................................................... 1‐1
1.1AboutEmeraldICEHDVoicemail ............................................1‐1
1.2AboutthisManual .........................................................1‐3
1.3DocumentConventions.....................................................1‐5
1.4RelatedDocuments .........................................................1‐6
2PCTerminalSetup .............................................................................................................. 2‐1
3InstallationProcedures ...................................................................................................... 3‐1
3.1BeforeYouStart ............................................................3‐1
3.2InstallingEmeraldICEHDVoicemail .........................................3‐2
3.3EmeraldICEPBXProgramming..............................................3‐4
3.4ShuttingDowntheSystem ..................................................3‐5
4SystemProgramming ......................................................................................................... 4‐1
4.1ProgrammingNavigation ...................................................4‐1
4.2MainStatusScreen .........................................................4‐3
4.3PasswordEntryScreen ......................................................4‐6
4.4SiteAdministrationScreen ..................................................4‐7
4.5HolidayDatesAdministrationScreen ........................................4‐12
4.6MailboxLinkingScreen....................................................4‐14
5MailboxProgramming ....................................................................................................... 5‐1
5.1MailboxAdministration .....................................................5‐1
6OutcallAdministration...................................................................................................... 6‐1
6.1OutcallAdministrationScreen...............................................6‐1
6.2MailboxBinNumberAdministrationScreen ...................................6‐3
7VoiceMenuProgramming................................................................................................. 7‐1
7.1VoiceMenuBoxes ..........................................................7‐1
7.2VoiceMenuOperationOverview .............................................7‐2
7.3VoiceMenuBoxRoutingIssues ..............................................7‐4
7.4DTMFKeyAssignments ....................................................7‐7
7.5EmeraldICEVoicemailPortAssignment......................................7‐9
7.6SpecialAuto‐AttendantRules ................................................7‐9
7.7LinkingVoiceMenuBoxesforComplexMenuSystems ........................7‐11
7.8RecordingVoiceMenuGreetings ............................................7‐11
8ClassofServiceAdministration ...................................................................................... 8‐1
8.1MailboxClassofServiceAdministrationScreen................................8‐1
TableofContents

ii Emerald ICE HD Voicemail Installation Manual

TC
9SystemAdministratorMailboxes.....................................................................................9‐1
9.1Introduction ...............................................................9‐1
9.2MailboxAdministration.....................................................9‐6
9.3SystemGroupLists........................................................9‐11
9.4Utility....................................................................9‐13
9.5OperatingModes ..........................................................9‐14
9.6CompanyName ...........................................................9‐15
9.7NetworkAdministration ...................................................9‐15
9.8Shutdown................................................................9‐16
10SystemFeatures................................................................................................................10‐1
10.1AnsweringMachineEmulation .............................................10‐1
10.2AudioTextResponse......................................................10‐1
10.3AutoAttendant ..........................................................10‐2
10.4SilentRecord.............................................................10‐2
10.5GroupLists..............................................................10‐3
10.6MailboxLinking..........................................................10‐3
10.7MessageReminder........................................................10‐3
10.8Multi‐ExtensionMailbox ..................................................10‐4
10.9Non‐ReceiptNotification..................................................10‐5
10.10PagerNotification .......................................................10‐5
10.11SecretaryMailboxAccess .................................................10‐5
10.12TimeSensitiveCustomGreetings ..........................................10‐6
10.13QuestionandAnswerMailboxes ..........................................10‐6
10.14UCDAutoAttendantOverflow(FutureEnhancement).......................10‐7
10.15UCDOverflowAnnouncements ...........................................10‐8
10.16IntercomPaging .........................................................10‐9
11SpecialKeys&Screens...................................................................................................11‐1
12MailboxGroupAdministration....................................................................................12‐1
12.1MailboxGroupListAdministration .........................................12‐1
12.2DefiningGroupLists......................................................12‐1
12.3SystemGroupLists.......................................................12‐2
12.4CreatingASystemGroupList ..............................................12‐3
12.5PersonalGroupLists ......................................................12‐6