AstroNova QuickLabel QL-900 User manual

Confidential, Not for Redistribution
QL-900 Service Guide
Part Number 22834722-EN-E
Revision 1.0
11/2023
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Contents
QL-900 Service Guide 4
Confidential, Not for Redistribution
Contents
Chapter 1: Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Intended Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
General Safety Precautions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Safety When Working with Electricity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Chapter 2: Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Power Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Interface Communication Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Feeding Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Service Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Printhead. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Printing Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Errors and Warnings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Printer Alert Window Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Toolbox System Status Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Software Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Jams in the Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Misfeeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
System Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Advanced Service Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Chapter 3: Adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Drive Motor Belt Tension Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Feed Roller Belt Tension Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Printhead Lift Motor Drive Belt Tension Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Printhead Lift Assembly Belts Tension Adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Service Station Motor Drive Belt Tension Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Service Station Positioning Belts Tension Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Testing Belt Tension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Contents
QL-900 Service Guide 5
Confidential, Not for Redistribution
Chapter 4: Disassembly and Assembly Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Printer Basic Disassembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Service Disassembly Warnings and Cautions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Printer Covers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Operator Side Covers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Non-Operator Side Covers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Control Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Top Cover. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Ink Tank Door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Exit Cover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Major Components under Non-Operator Side Covers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Major Components under Exit End Cover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
General Disassembly and Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Replace 24V DC Power Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Replace Side Fan Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Replace Side Fan Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Replace Interface PC Board. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Replace 5V DC Power Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Adjust 5V DC Power Supply Voltage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Replace Fast Internet Switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Replace Top Cover Switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Replace Peristaltic Pump . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Replace Printhead Home Sensor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Replace Main PC Board (MPCA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Replace Drive Motor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Replace DPCA Boards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Replace Exit Media Guide Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Replace Exit Support and/or Exit Vent Fan Cover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Replace Exit Vent Fan Assemblies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Replace Cutter Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Replace Ink Door Switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Replace Encoder Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Replace Ink Tank Latches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Replace Clamshell Switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Remove Ink Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Ink Station Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Replace Buffer Boxes (3 per Printer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Replace QA Chip Assembly (3 per Printer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Replace Ink Tank Level PCA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Replace Peristaltic Waste Pump Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Replace Dual Pinch Valve Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Clean Dual Pinch Valve Sensors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Replace Dual Pinch Valve Sensor PC Board . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Replace Top Forwarding Wheels Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Replace Top Forwarding Wheels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Replace Media Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Replace Center Plate Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Replace Media LED Array and Black Mark Sensor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Replace Exit Media Guide Bottom Plate Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Replace Exit Media Sensor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Remove Exit Media Guide Top Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Replace Exit Star Wheel Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Replace Feed Roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Replace Transport Rollers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Contents
QL-900 Service Guide 6
Confidential, Not for Redistribution
Clamshell Disassembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Replace Touchscreen Interface PC Board . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Replace Touchscreen Micro SD Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Replace Touchscreen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Remove Adjustable Sensor Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Remove Latch Release Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Remove Printhead Lift Motor Assembly and/or Drive Belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Remove Printhead Lift Motor Assembly Large Pulley . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Remove Service Station Sled Motor Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Remove Service Station Sled Motor Drive Belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Remove Printhead Lifter Drive Shaft Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Remove Printhead Lifter Belts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Remove Printhead Nest Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Remove Printhead Locator Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Remove Pen Driver Printed Circuit Assembly (PCA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Replace Ink Revolvers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Replace Ink Revolver Gaskets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Replace Printhead Lever Latch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Replace Printhead Lever Latch Solenoid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Inspect the Service Station. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Service Station Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Remove Capping Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Remove Wiper Roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Remove Wiper Roller Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Remove Wiper Roller Assembly Springs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Remove Service Station Base Plate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Remove Service Station Sled. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Remove Service Station Positioning Belts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Remove Service Station Home Sensor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Remove Clamshell Media Guide Assembly (Base Plate w/Transport Wheels) . . . 114
U1C-L Unwinder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Remove Top Cover. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Rear Cover Access Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Front Panel Cover. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Main Drive Belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Main Drive Motor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Printed Circuit Board. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Large Gear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Potentiometer Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Recalibrate Unwinder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
W1C-L Winder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Remove Top Cover. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Rear Cover Access Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Front Panel Cover. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Main Drive Belt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Main Drive Motor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Printed Circuit Board. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Large Gear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Potentiometer Assembly. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Recalibrate Winder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Contents
QL-900 Service Guide 7
Confidential, Not for Redistribution
Chapter 5: Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Maintenance Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Inspect/Clean Service Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Inspect Service Station. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Clean Service Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Clean Exit Media Star Wheels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Clean Cutter Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Clean Pen Driver Printed Circuit Board Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Appendix A: Safety Precautions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Appendix B: Ink Flow Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Appendix C: Printer Wiring Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Print Engine Main Printed Circuit Assembly (MPCA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Printer Interface PC Board Wiring Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Print Engine DPCA-1 and DPCA-2 Wiring Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Printer Wiring Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Introduction
QL-900 Service Guide 8
Confidential, Not for Redistribution
Chapter 1: Introduction
Intended Audience
This service guide is intended for use by qualified service and maintenance personnel. For
operation and configuration information, refer to the QL-900 User Guide. This service guide
assumes that you have read the QL-900 User Guide and that you have it available for reference.
Note: This service guide is for use by authorized service and maintenance personnel. Do not
distribute it to others.
General Safety Precautions
Workplace and Work Methods
• Keep the area around the device clean during and after maintenance.
• Work in a safety-conscious manner.
• Store dismantled device parts in a safe place while maintenance is being performed.
• Ensure tools do not become trip hazards.
Clothing
Warning: Moving parts can draw in clothing and lead to injuries.
• If possible, do not wear clothing which could be caught by moving device parts.
• Button or roll up shirt or jacket sleeves.
• Tie or pin up long hair.
• Tuck the ends of scarves, ties and shawls into your clothing or secure them with non-
conductive clips.
Warning: Risk of death from increased flow of current via metal parts which come into contact with
the device.
• Do not wear clothing with metal parts.
• Do not wear jewelry.
• Do not wear glasses with a metal frame.

Introduction
QL-900 Service Guide 9
Confidential, Not for Redistribution
Protective Clothing
If a possible danger to your eyes is present, wear protective goggles, especially in the following
cases:
• when knocking in or knocking out pins and similar parts with a hammer
• when using spring hooks
• when loosening or inserting springs, snap rings and gripping rings
• when soldering
• when using solvents, cleaning agents or other chemicals
Protective Equipment
Warning: Risk of injury in case of missing or faulty protective equipment.
• After performing maintenance work, attach all safety equipment (covers, safety precautions,
ground cables, etc.).
• Replace faulty parts and those which have become unusable.
Safety When Working with Electricity
Qualifications of Personnel
The following work may only be performed by instructed and trained electricians:
• work on the electrical assemblies
• work on the device while it is open and connected to the power supply
Maintenance Precautions
• Locate the emergency-stop or power switch so that it can be actuated in case of an
emergency.
• Unplug the device from the electrical outlet before performing the following work:
• removing or installing power supply units
• working in the immediate vicinity of exposed power supply parts
• mechanical inspection of power supply parts
• modifying the device circuits
• Ensure that the device is de-energized.
• Check the workplace for possible sources of danger, e.g. moist floors, defective extension
cables, faulty protective conduction connections.
Additional Precautions for Devices with Exposed Energized Parts
• Give another person the task of remaining near the workplace. This person must be familiar
with the location and operation of the emergency-stop and power switches and switch off the
power if danger arises.
• Use only one hand while working on electrical circuits when a device is switched on. Hold the
other hand behind your back or put it in your jacket pocket. This prevents the electricity from
flowing through your body.

Introduction
QL-900 Service Guide 10
Confidential, Not for Redistribution
Tools
• Do not use worn or damaged tools.
• Use only tools and testing equipment that is suitable for the respective task.
If an Accident Occurs
• Proceed in a very cautions and calm manner.
• Avoid endangering yourself.
• Switch the power off.
• Request medical help (emergency physician).
• Call for first aid if necessary.